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請求業務・支払業務をまとめて解説!請求書DXで業務効率化を達成するためのポイントとは?

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目次

請求・支払業務とは?

請求業務とは、サービスや商品を提供する側の企業が行う「サービスや商品の提供後、取引先から代金を受け取るために行う請求書発行から代金回収までの一連の業務」を指します。具体的には、以下5つのステップで行われます。


1.請求内容の確定
実際に提供したサービス内容、商品単価、数量などの情報をもとに、請求金額を確定させます。請求内容
に誤りや不備があると、取引先に送付した後に再送付する手間が発生したり、トラブルの元にもなりかね
ないのでしっかりとチェックする必要があります。

2.請求書の作成
確定した請求内容を元に請求書を作成します。記載する情報は「請求元の情報(会社名、部署名、担当者
名など)・請求先の情報(会社名、部署名、担当者名など)・取引内容(サービスや商品の名称、単価、数
量)・請求金額・支払期限・振込先」などです。
発行の方法としては、PDF形式の電子書類とする方法と、紙面に印刷する方法に分けられます。自社の方針や取引先などの事情を勘案して発行方法を決めます。

3.請求書の送付
作成した請求書を取引先へ送付します。送付方法としては、PDF形式の電子書類はメール、紙面に印刷したものは郵送になりますが、メールアドレスや住所等に誤りがないかしっかりとチェックする必要があります。

4.入金確認
請求書の送付が完了したら、支払期日まで入金が行われるか確認します。支払期日を過ぎても入金を確認できない場合や、請求書に記載した金額と実際の入金金額が合わない場合は、取引先への問い合わせ等の対応が必要となります。

5.消込処理
取引先から正しく入金されていることを確認したら、消込処理を行います。消込処理とは、入金の事実を確認した後に帳簿に計上した売掛金の該当データを数字上ゼロとし、入金を管理するという帳簿上の処理を指します。売掛金とはあくまで自社が取引先に対して代金を請求する債権がある状態を示しており、実際の収益ではありません。売掛金の消込処理は、月次決算締め作業に不可欠な業務です。


また、支払業務とはサービスや商品を提供される側の企業が行う「サービスや商品の提供後、取引先に代金を支払うために行う請求書受領から代金支払までの一連の業務」を指します。具体的には、以下4つのステップで行われます。 


1.請求書の受領と内容確認
メールや郵送で送られてきた請求書を受領し、内容を確認します。サービス内容・商品単価・数量・合計金額などに齟齬がないかを確認します。問題がなければ支払期日や支払方法を管理できるよう、支払予定表などに記録します。

2.振込作業
支払期日までに取引先の指定口座に対して請求された金額を正確に振り込みます。銀行振込が一般的な方法ですが、近年は業務効率化のためにFBデータ(全銀データ)への変換ができるサービスもあります。
FBデータとは、「全銀協規定フォーマット」とも呼ばれ、銀行などの金融機関と法人顧客のコンピュータシステムを専用回線や専用端末・ソフトウェアなどで直接接続するサービスのことです。全国銀行協会連合会が定めたフォーマットで、口座振替を行う際にはこのフォーマットで出力する必要があります。FBデータのメリットは、社内で引き落としや振込業務を行うことができることです。さらに、受領した請求書をそのままFBデータへと変換するため、振込先や金額のミスを防ぐことができます。

3.取引の記帳
振込が完了したら、取引に関する情報を出金伝票へ記帳します。出金伝票へ記録する内容は出金日、取引先、勘定科目、摘要、支払方法、支払金額などが基本ですが、伝票番号や取引先番号などを記載する場合もあります。

4.消込処理
最後に、支払業務でも消込処理を行います。支払業務における消込では、自社が取引先に対して代金を支払わなければならない債務がある状態を示す買掛金を減らす作業となります。この業務も、月次決算締め作業に不可欠です。

請求・支払業務の課題

以上のように請求業務・支払業務いずれも作業自体の量が多く、誤りのないよう確認しなければならない事項も多く存在します。そのため、各企業では様々な課題を抱えながら業務を行っているというのが現状です。まずは請求業務の課題点をご説明します。


・書類の不備
請求書の作成等を人力で行うと、どうしても書類に不備が発生するリスクがあります。ダブルチェック等の方法でミスを減らすことはできますが、それでも全てのヒューマンエラーをなくすことは難しくコストもかかってしまいます。

・時間とコスト
請求金額の計算等の作業には多くの時間とコストがかかります。取引実績を確認してミスなく請求金額を計算し、専用のフォーマットに必要事項を記入して請求書を作成するのは根気が必要な作業です。また、先述したようにミスを減らすためにダブルチェックを行うにしてもその分の人件費等のコストがかかります。

・書類の管理や保管
請求書は証憑書類であるため、発行した控えは法律により7年間適切に保管しておくよう義務付けられています。そのため、紙で請求書を発行している場合は、取引を行う度にいつでも閲覧できるように整理しておく手間が生じます。また、保管するためには、保管スペースやファイリングのための従業員も必要です。


続いて支払業務の課題について説明します。


・ 手入力によるデータ化
紙やPDFで受領した請求書をデータ化する際には、手入力で行う必要があります。データ化は効率的な管理のために必須の作業ではありますが、チェックも含めて請求書の数だけ行うには大きな工数がかかり、ミスが発生する可能もあります。

・受領のためだけの出社
請求書を紙の郵送で受け取る場合、経理部等の請求書処理の担当者は出社して対応しなければなりません。テレワークの環境が整い普及が進んでいる中、請求書を受け取るためだけに出社するのは非効率と言えます。

・書類の管理や保管
請求業務と同様、支払側も受領した請求書は法律により7年間適切に保管しておくよう義務付けられています。そのための手間やスペース、従業員が必要です。

請求・支払業務の効率化の方法とポイント

請求業務・支払業務には、企業がより効率的に活動を行う上での課題が山積しています。これらを解決するためには業務のDXを進めるのが手軽かつ最も効果的な手法であるといえます。

まずは請求業務にかかる請求書DXのメリットをご説明します。
請求書業務システムは、前述したような請求金額の計算・請求書の発行・送付、帳簿の消込などの業務の自動化と電子請求書の発行と送付が可能です。業務の自動化によって、請求業務の工数や人件費の削減、人的ミスの減少を実現できます。さらに、請求書業務システムと会計ソフトの連携を行えば、請求業務から会計処理までの自動化までが可能となります。また、電子請求書の発行と送付によって、紙の請求書を印刷・封入・送付する手間を削減でき、システム上で作成された請求書は全て電子データとして保存され検索も可能であるため、省スペース化・省人化も進められます。 

続いて支払業務についてご説明します。
支払管理システムも、請求書業務システムと同様、請求書の処理・管理や帳簿の消込などの業務の自動化が可能です。また、電子請求書で受領するようにすれば、システム上での複数の購買にかかるデータの一括CSVダウンロードと振込指示・記帳が可能になり、業務負担の軽減はもちろんのこと、ミスが発生しにくい業務フローになります。また、これも請求書業務システムと同様、システム上で作成された請求書は全て電子データとして保存され検索も可能であるため、省スペース化・省人化も進められます。

以上のように、煩雑な請求業務・支払業務を効率化するには、請求書DXを進めるのが最善であるとお分かり頂けたと思います。しかしながら、単にシステム導入をするだけでは業務の効率化は達成できません。請求書の処理だけではなく、会計ソフトとの連携なども実施することが必要ですし、そのためのサポートも行っているサービスを利用するのが請求・支払業務の効率化達成の条件といえるでしょう。

Pro-Signは電子請求書の発行と送付、受領と処理から、支払と会計処理まで一気通貫で行うことが可能です。導入のサポート体制も整えられていることに加え、SaaS型のクラウドサービスであるため、一般的なシステム導入よりもハードルが低いというのも特長です。経理業務全般のさらなる効率化のためにもぜひ一度ご検討ください。



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