企業活動を行う上で必ず締結する契約書ですが、締結時だけでなく契約期間の確認や何かトラブルが起こった時の対応のためにも効率的な参照ができるような管理が必要です。この記事では、契約書の効率的な管理方法について解説します。

契約書の保存方法

契約書は紛失を回避するために一元管理や部署ごとに管理する方法があります。中小企業では本部の文書管理部門が担当しているケースが多いでしょう。契約書は経理や税務に関連するため、一般的に経理部や法務部、総務部が担当します。

一元管理を行う場合は契約管理規定で定められている管理方法に従い、台帳の作成から責任の明確化が必要です。社内の文書データベースから簡単に検索できるように整備しておくと、契約書関連の業務効率化につながります。

一元管理では必要なときに契約書をいつでも閲覧できる一方で、大量の契約書が部署に集中するため、保管場所の確保に対応しなければなりません。契約書の保管が困難な企業のなかにはレンタル倉庫を利用するケースもありますが、必要な契約書の参照には手間がかかるデメリットがあります。

契約の締結権限が与えられている部署で管理する場合は、契約書管理を担う人材の配置が求められます。本部による一元管理よりも契約書の照会が容易になるメリットがあります。もし他部署の書類が必要になったときは各部署の管理担当者との連携が求められます。ただし、契約書関連の管理状況は担当者の処理能力に依存する可能性があるため、業務の属人化には注意が必要です。

また、部署ごとに管理方法が異なる場合は、原本の紛失と共通の相手方との重複契約のリスクが考えられます。万が一、トラブルが発生した際に契約内容に基づいた対応が求められるので、いつでも参照できる状態にしましょう。

契約書保存上の注意点

紙の契約書を保存する際は、クリアファイルなどで傷つけないように管理する必要があります。契約書の原本に穴を空けてリングファイルで保存すると、文字の欠落や印影の確認が難しくなる可能性があります。さらに改ざんを疑われてしまうリスクを防ぐために、契約書の管理は丁重に行うべきです。

一般的な契約書の保存には2つの方法があります。相手方の名称を五十音順もしくはアルファベット順に整理する方法と、契約締結後に管理担当者が受け取った順番に綴じる方法です。五十音順で保存する場合は契約書をあとから確認したいときに便利です。しかし、管理担当者にとっては契約書の出し入れを行うため、負担に感じるデメリットがあります。

一方で契約締結を行った順番に保存する場合は、契約書を受け取った順に保存するため、管理担当者の負担が少なくなるメリットがあります。ただし、あとから探す手間が増えるので、見つけやすくするために各ファイルごとの台帳管理は徹底しなければなりません。

また、契約書の紛失や改ざんを防止するために保管場所のルールを定めておきましょう。ルールがない状態では、取引先とのトラブルで企業全体に影響を及ぼすリスクがあります。契約書の保存方法や保管場所から持ち出すタイミングを定めておくと、トラブルの未然防止になります。必要に応じて契約書を簡単に参照できる状態が望ましいでしょう。

契約書保存の効率化のために

ほとんどの企業では文書管理規定で保存期間を定めています。契約期間が経過した契約書は効力を失うため、廃棄しなければなりません。契約書は新たな契約ごとに次々と増えていくので、ライフサイクル管理が行き届いていない状況では保管場所に困る可能性があります。なかには保存ルールを定めているのにもかかわらず、保存期間まで把握できていないケースも少なくはありません。

社内で契約書保存の効率化を図るためには保存方法の工夫が必要です。契約書の保存において効率的な保存方法は以下のとおりです。

①大分類と小分類に分ける
②個別にインデックスをつける
③契約書管理台帳を利用する
④システムを導入する

①必要な契約書を見つけやすくするために分類します。具体的には契約先の名称を五十音順に並べたり、年度別に分けたりする方法です。①は契約書の数が少ない場合に有効ですが、数が増えていくにつれて探す手間は増えるデメリットがあります。①の方法を採用する場合は年度別に契約書をボックスファイルで保存し、個別の契約書を小分類としてクリアファイルに綴じましょう。
色分けができるシールを活用すると、視覚的に必要な契約書を見つけやすくなります。複数の契約書をリングファイルで綴じる企業も多いですが、欲しい契約書を見つける手間がかかるため非効率的です。契約書をクリアファイルに入れた状態でインデックスをつけるのがおすすめです。
契約書を整理整頓します。ファイリングを行ってから契約書の内容を確認できる管理台帳がおすすめです。保管場所で契約書の原本を探す目安になります。また、契約書の紛失や盗難に気がつきやすいメリットがあります。
契約書保存において効率化を実現できる手段として有効です。契約書のデータ化により、保管場所や保存期間の管理が容易になります。クラウドで一元管理ができるため、検索機能で目的の契約書を見つけられます。なかにはデータ化された契約書を相手方に電子署名と電子印鑑を埋め込んでもらうだけで契約完了する企業も少なくはありません。契約書保存や電子契約のクラウド化は収入印紙や印刷代の削減と管理担当者の負担軽減が期待できます。

管理担当者は現場の意見を取り入れながら最適な保存方法を採用しましょう。

まとめ

本記事では契約書管理の方法と効率化について解説しました。契約書を現物保管している企業では、本社による一元管理と部署ごとに管理しているケースに分かれます。しかし、一方で原本を探す手間や紛失のリスクも抱えています。契約書のライフサイクルを適切に管理するためには効率化が必要不可欠です。契約書を安全にかつ効率的に管理するために、本記事がお役に立てれば幸いです。