電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法（以下、電帳法）とは、国税関係の帳簿書類を電子データで保存することを認めた法律です。生産性の向上、テレワークの推進、記帳水準の向上などを目的に、今後は電子での取引情報の授受にシフトしていくべきとの趣旨があります。

電帳法では、保存方法を以下の3つに区分しています。

　　①電子帳簿等保存

　　　会計ソフトなど、パソコンを使って作成したデータの保存

　　②スキャナ保存

　　　受領した紙の書類、作成した紙の書類のスキャナデータの保存

　　③電子取引データ保存

　　　メールやクラウドなど電子データで授受した取引情報データの保存

①電子帳簿等保存は自己が最初からPC等で作成した帳簿書類を、②スキャナ保存は紙で発行・受領した書類を、③電子取引データ保存はメール等で受領したデータを対象にしています。それぞれの区分に対応する書類は以下の図のとおりであり、電帳法では請求書や領収書に限らず、請求と直接関係する見積書や納品書、契約書等の関係書類も対応が必要になります。①に関してはあらゆる書類が対象であり、②と③に関しては書類種別ではなく受領方法で区分されます。

電子帳簿保存法の改正ポイント

電帳法は1998年に施行されて以来、数回にわたって改正が行われてきました。2022年1月から適用を開始している今回の改正は、大きな変更があったとして注目を浴びています。公布から2年間の宥恕措置を経て2024年1月から義務化される改正電帳法ですが、残された期間が1年半を切ったことで対応に迫られている企業も少なくはないでしょう。

以下は3つの各保存区分における改正電帳法のポイントをまとめたものです。事前承認手続きの廃止やタイムスタンプ、検索要件の緩和など、電子帳簿等保存とスキャナ保存においては本改正で帳簿等を電子で保存するハードルが下がったといえます。一方、電子取引データ保存においては、電子データの出力による書面等での保存が不可になるなど、制限が強化されました。これによって、これまで紙でプリントアウトして保管することが認められていた国税関係書類の電子データについて、オリジナルのまま電子データで保管することが必須となります。

電子帳簿保存法の改正で変わること

まず、請求書を例に改正電帳法で変更になる業務を紙（郵送）と電子（メール等）のそれぞれの受領方法で解説します。

改正前

　　　紙（郵送）　　：原則、紙で保存。税務署に申請すれば電子保存可

　　　電子（メール等）：原則、電子保存。出力して紙での保存も容認

改正後

　　　紙（郵送）　　：紙と電子保存どちらも可

　　　電子（メール等）：電子保存のみ可

上記のとおり、本改正でこれまで電子メール等で受領し、紙で出力して保存・管理していた請求書を電子保存することが必須となります。つまり、紙での一元管理が困難になり、その上電子保存の際にも要件を満たす必要があるため、新たな対応が必要になります。

次に、紙（郵送）による受領と電子（メール等）による受領において、本改正で保存要件が変更となるため解説します。紙で受領した取引関係書類については、紙あるいはスキャナのいずれかで保存し、スキャナで保存する場合は要件に従う必要があります。電子で受領した書類については、改正後は電子保存のみ認められるため、その要件に従う必要があります。