電帳法

改正電帳法への対応方法についてわかりやすく解説

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改正電子帳簿保存法で変わること

電子帳簿保存法(以下、電帳法)は1998年に施行されて以来、数回にわたって改正が行われてきました。2022年1月から適用を開始している今回の改正は、大きな変更があったとして注目を浴びています。公布から2年間の宥恕措置を経て2024年1月から対応が義務化される改正電帳法ですが、残された期間が1年半を切ったことで対応に迫られている企業も少なくはないでしょう。

3つの各保存区分における今回の改正電帳法のポイントを以下にまとめました。事前承認手続きの廃止やタイムスタンプ、検索要件の緩和など、電子帳簿等保存とスキャナ保存においては本改正で対応のハードルが下がったといえます。一方、電子取引データ保存においては、電子データの出力による書面等での保存が不可になるなど、制限が強化されました。これによって、これまで紙でプリントアウトして保管することが認められていた国税関係書類の電子データについて、オリジナルのまま電子データで保管することが必須となります。

 

 

例として、請求書について改正電帳法で変更になる業務を紙(郵送)と電子(メール等)のそれぞれの受領方法で解説します。

  • 改正前
      紙(郵送)       :原則、紙で保存。税務署に申請すれば電子保存可
      電子(メール等):原則、電子保存。出力して紙での保存も容認
  • 改正後
      紙(郵送)       :紙と電子保存どちらも可
      電子(メール等):電子保存のみ可

上記のとおり、本改正でこれまで電子メール等で受領し、紙で出力して保存・管理していた請求書を電子保存することが必須となります。つまり、紙での一元管理が困難になり、加えて電子保存の際にも要件を満たす必要があるため、新たな対応が必要になります。

改正電子帳簿保存法への対応

電帳法の改正を受けて、考えられる対応として以下の2点が挙げられます。

  ①要件の再確認と改正電帳法への対応が必要となる文書や業務フローの規定

  ②改正電帳法に対応したシステムの導入

宥恕措置期間をうまく活用し、改正電帳法への対応準備を進める必要があります。特に、紙(郵送)と電子(メール等)による授受においては、本改正で保存要件が変更となるため対応しなければいけません。紙で授受した取引関係書類については、紙あるいはスキャナのいずれかで保存し、スキャナで保存する場合は要件に従う必要があります。電子で授受した書類については、改正後は電子保存のみ認められるため、その要件に従う必要があります。

まず①に関しては、本改正にかかる以下のような各種要件について、社内状況を整理すると良いでしょう。

【スキャナ保存の要件】

  • 検索条件(日付、金額、取引先)で検索可能
  • 変更の履歴が確認できる
  • 書類の大きさに関する情報の保存(A4以下は不要)
  • 訂正・削除機能有無に応じたタイムスタンプの付与

【電子取引の条件】

  • すべて電子保存
  • 検索条件(日付、金額、取引先)で検索可能
  • 閲覧できるディスプレイや印刷できるプリンターの備付け
  • 形式の整備と速やかに出力できる
  • 改ざんや不正予防・防止措置

以下は、スキャナ保存と電子取引データ保存のいずれにおいても要件の確保が必要な真実性と可視性についてまとめたものになります。

 


次に②に関して、冒頭でも述べたように電帳法が幾度にわたって改正されてきた背景を踏まえると、今後も改正を繰り返すことが想定されます。電子保存が推進されていくことを考え、導入ハードルの低い今の早い段階からシステムを入れておくべきだと考えられます。

Pro-Signでは、電帳法で注目されやすい請求書だけでなく、購買DXによりほかの書類(見積書、契約書、発注書、検収書など)に関しても改正電帳法に対応できます。購買管理、契約管理、支払管理が一気通貫で行えることから情報が一元化でき、あらゆる書類をPro-Signで改正電帳法対応にすることができます。もちろん、1つの機能から導入をスタートするなど柔軟に改正電帳法への対応が可能です。

改正電帳法についてしっかりと理解し、現状に合った適切な準備を進めていきましょう。