本記事では、改正電帳法に関して税理士監修のもと、「確かにそれってどうなってるの？」と思ってしまうような質問にわかりやすくお答えします。今回はVol.01に引き続き、電帳法の対象書類に関する保存方法について、わかりやすく解説します。

全３シリーズであらゆるケースに応じた質問にお答えするので、改正電帳法の応用部分について理解を深めることができます。

パスワード付きの書類への対応は？

企業間で書類等をメールで授受するときは、パスワードを付すことが多いです。このパスワード付きの書類についての改正電帳法への対応方法を解説します。

Q. 電子取引にて、取引先からパスワードのついた請求書を受領した場合、パスワードを外して保存した請求書は正式な請求書データとしてみなされますか？

授受した電磁的記録そのものを保存することが理想ですが、保存する上で不適当もしくは保存が困難なファイル形式の場合は、合理的な方法による編集が認められています。

なお、タイムスタンプが付されたものについては、上記の作業を行うとハッシュ値が変更されるため別の手段での保存が必要になります。また、パスワード制限のついたPDFファイルを、印刷機能を利用してPDFにしたことにより取引情報が失われないのであれば、パスワード解除後のPDFファイルでの保存も認められます。

参考：2021年11月国税庁「お問合せの多いご質問」Ⅲ【電子取引関係】電取追２及び３

データ量が膨大な場合の対応は？

膨大な保存対象データの保有や多店舗展開を理由に複数箇所で保存していて、それらが改正電帳法に反していないか不安になることがあると思います。これらについて例を用いて解説します。

Q. 保存対象となるデータ量が膨大で複数の媒体に保存しています。そのため一課税期間を通じて検索できませんが、問題ありますか？

保存されているデータは、原則として一課税期間を通じて検索できなければならないため、特別な事情がない限り認められません。ただし、半期ごとに帳簿を作成しているなど、合理的な理由がある場合はその期間ごとに検索できれば問題ありません。

参考：2021年12月国税庁「電子帳簿保存法一問一答」【電子取引関係】問17

Q. 複数の支店や拠点で事業展開している場合、それぞれの支店・拠点で電子データの保管をしていますが、これは検索要件を満たしていますか？

それぞれの支店・拠点での情報量が多いなど合理的な理由がある場合は、それぞれの支店・拠点単位でのExcelファイルでの検索簿でも問題ありません。

書類を修正したいときは？

書類データの期限が切れていたり、受領した書類の内容が誤っていたりと、書類に何かしらの不備があった場合の改正電帳法への対応において、どのように対応すべきか迷うことがあると思います。これらについて例を用いてご説明します。

Q. 電子データで受領していた見積書の期限が切れた後に発注することになったため、再度見積書を提示してもらったが、その場合は上書きして新しい見積書だけを保存すればよいですか？

取引に関して授受を行った書類に該当するため、期限切れの見積書についても保存が必要です。

Q. 受領した納品書の電子データが間違っていましたが、修正していません。こちらはそのままでも問題ありませんか？

間違っている内容が重要（取引日、取引内容、金額等）なものであれば、修正版の送付を依頼し当初のものと修正版の両方を保存してください。間違っている内容が軽微なものであれば、修正していないものであっても問題ありません。修正版の保存が必要な金額が誤っているケースとしては、桁数の誤りや、明細と合計の金額不一致などが想定されます。