電子帳簿保存法にどう対応すればいい？電帳法対応システムについて解説

宥恕期間の終了が2024年に迫る改正電子帳簿保存法ですが、未だに多くの企業で対応準備が進んでいないというのが実態です。この記事では、電帳法に対応したシステムの基礎知識や、導入におけるメリットや注意点について解説します。

改正電子帳簿保存法とは

改正電子帳簿保存法とは、従来の「電子帳簿保存法」を改訂した法律で、2022年1月に施行される予定でした。ここでは、改正電子帳簿保存法の概要と改正点について解説します。
ポイントは「電子帳簿保存法への対応が容易に」と「電子保存の義務化」のふたつです。まずは、電子帳簿保存法の概要から解説します。

電子帳簿保存法の概要

帳簿書類は、各法律により原則紙での保存が義務付けられています。しかし、一定の条件を満たすことで、国税関係帳簿書類の電子データによる保存を認めたのが「電子帳簿保存法」です。国税関係帳簿書類の例には、おもに次の書類があります。

• 仕訳帳
• 売上台帳
• 仕入台帳
• 現金出納帳
• 貸借対照表
• 損益計算書
• 見積書
• 注文書
• 請求書
• 領収書
• 納品書

また、電子帳簿保存法は電子的に受け取った取引情報の保存義務についても定めています。
電子帳簿保存の区分と方法は、以下の3つです。

引用：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

電子帳簿保存の対象者

電子帳簿保存法は、事業を営むすべての企業や個人事業主が対象です。

改正電子帳簿保存法の改正点

電子帳簿保存法は、2022年1月に改正されました。改正電子帳簿保存法のおもな改正事項と対応区分は、以下のとおりです。

引用：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

緩和措置や承認作業の廃止が盛り込まれており「電子帳簿保存法への対応が容易に」なったことがわかります。
そしてもうひとつの重要ポイントとなる「電子保存の義務化」について解説します。改正電子帳簿保存法では、電子取引のすべてを「磁気的記録」に保存しなければ、保存要件を満たしたことになりません。
たとえば、メールに添付されていたPDFの請求書は、従来の法律なら紙に印刷して保存すれば要件を満たしていました。しかし改正電子帳簿保存法では、メールそのものを「磁気的記録」として保存する手間が発生します。
またスキャナ保存の場合は「タイムスタンプ」が最もハードルが高い要件です。クリアするためには、以下3つの環境を整えなければなりません。

1. インターネット環境
2. 一般財団法人日本データ通信協会が認定した事業者との契約
3. 専用のソフト

これまで紙のデータを手入力していた企業からすると、要件クリアのハードルは高いといえ、電子帳簿保存に対応しなければならない企業側の準備は、多くの場合整っていないのが実情でした。
以上の背景から令和4年度税制改正大綱にて、電子帳簿保存を2023年12月31日まで2年間猶予する措置が設けられました。猶予期間内であれば、やむを得ない事情がある場合は、従来どおりの処理が認められます。

電帳法対応システムの機能

ここからは、改正電子帳簿保存法に対応したシステムの機能について解説します。システムは、定められた保存要件に対応した機能を備えています。おもな機能は、次の4つです。

• 真実性を確保する機能
• 検索機能
• スキャン機能
• バックオフィスを効率化する機能

それぞれ順番に解説します。

真実性を確保する機能
真実性を確保する機能の代表例が、タイムスタンプ機能です。そのほか、バージョン管理の訂正履歴など、取引を正しく記録していることを証明する機能といえます。

検索機能
国税関係帳簿書類データのおもな保存要件のひとつに「検索機能の確保」があります。システムを使えば、保存要件となる以下の項目で簡単に検索が可能です。

• 取引年月日
• 取引金額
• 取引先

スキャン機能
保存要件を満たしたスキャナ保存に対応しています。ほかにも、紙の文字情報を自動で読み取る「AI-OCR」技術も備わっているのが一般的です。

バックオフィスを効率化する機能
改正電子帳簿保存法に対応するだけでなく、バックオフィス業務を効率化する機能もあります。おもな機能は次のとおりです。

• データ管理機能
• 書類・帳簿作成機能
• CSV出力機能
• 外部システムとの連携機能

システム導入のメリット

ここからは、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するメリットを以下の4点で解説します。

• 経理業務の効率化
• ペーパーレスによるコスト削減
• 紙情報やデータの紛失リスクがなくなる
• セキュリティ対策の強化

それぞれ順番に見ていきましょう。

経理業務の効率化
システム導入によって経理業務の効率化ができるのは、大きなメリットのひとつです。たとえば、電子帳簿保存法に対応したシステムには、国税関係帳簿データの保存要件となる検索機能が備わっています。情報の取り出し速度が上がると、データを求めている他の部署の業務も円滑に進みます。
情報はクラウド上で一元管理されており、手動で整理する必要もありません。時間と手間を大幅にカットできるのは忙しい経理部にとって大きな魅力となるでしょう。

ペーパーレスによるコスト削減
電子帳簿保存法では保存要件を満たせば、原本の廃棄が認められます。つまり、システム導入によって、これまで必要だった以下の経費は不要になります。

• 用紙
• 印刷代
• 保管ファイル
• キャビネット

さらに、保管場所として使っていた事務所スペースや倉庫の有効活用にもつながります。システム導入には費用がかかるものの、書類の維持・管理費用や人件費の面から見ると、コストカットにつながるでしょう。

紙情報やデータの紛失リスクがなくなる
紙で保管しておくと、電子データに比べて以下の紛失のリスクがあります。

• 過失による誤廃棄
• 盗難
• 自然災害

情報がクラウド上で一元管理されているシステムであれば、原本が何らかの原因でなくなったとしても安心です。
また、情報を保存したパソコンが故障してしまっても問題ありません。情報はクラウドで管理されており、再ログインや復旧も容易になります。

セキュリティ・内部統制の強化
クラウドのアクセス権限を管理すれば、セキュリティ対策にも効果的です。たとえば帳簿を紙で事務所に保管している場合、盗難被害に遭うと情報を一気に盗まれてしまう可能性があります。しかし、システムで管理していれば権限者だけにアクセス権があるため、簡単には情報を奪えません。
内部統制の面からみると、システムの導入で改ざん書類のアップや書類の不正な差し替えは発覚のリスクが高まります。なぜなら電子情報の保存要件を満たすためにタイムスタンプをはじめとする「真実性を確保する機能」が備わっているからです。
厳しいセキュリティと正しいルールのもとで管理・運用することで、将来起こりうる会社へのダメージ軽減につながります。

システム導入の注意点

ここからは、システム導入前に知っておきたい注意点について3つ解説します。

• システムによって異なる対応範囲
• 業務効率化を達成レベル
• 優良帳簿に対応しているかの可否

それぞれ順番にみていきましょう。

システムによって異なる対応範囲
システムによって対応する電子帳簿保存の範囲は異なります。そのため、希望するサービスと内容が合致しているかは、事前にチェックしなければなりません。
また、将来的な機能の拡張の可否も、一緒に確認しておきましょう。たとえば請求書の発行や受取のサービスも提供しているシステムであれば、他のクラウドと併用せずに済み、業務効率がよりアップします。

業務効率化の能力レベル
「改正電子帳簿保存法に対応」を掲げるシステムは多いものの、業務効率化を達成できる能力のレベルには注意が必要です。業務に対応しているものの、実際には使い勝手が悪くほかのシステムとの互換性がないとなれば、業務効率化は達成できません。
システムを契約する前に、各機能がどれくらいのレベルで備わっているのかしっかり把握しておきましょう。

優良な電子帳簿に対応しているかの可否
会計ソフトやクラウドサービスを使用して「優良な電子帳簿」に対応したい場合、日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）による認証を受けているかを確認しましょう。「優良な電子帳簿」とは、以下の要件を満たす電子帳簿を指します。

• 訂正・削除履歴の確保
• 相互関連性
• システム関連書類等の備付
• 情報が整理され明瞭な状態で速やかに出力可能
• 検索

優良な電子帳簿に指定されると、過少申告加算税の軽減措置のようなメリットがあります。認証外のサービスを契約すると、軽減措置の恩恵を受けられません。注意しておきましょう。

まとめ

改正電子帳簿保存法の対応には、システムを導入して業務効率化するのがおすすめです。
数あるサービスのなかでも、Pro-SignはJIIMA認証を取得し電子帳簿保存法に対応できるクラウドサービスです。Pro-Signは見積もりから発注、納品、検収、請求、契約書といった国税関係帳簿書類の一元管理を実現します。また、請求書発行システムとも連携できるため、企業の業務を飛躍的に効率化することが可能です。
電子帳簿保存法の対応にお悩みの方や、宥恕期間内に対応を済ませたい方は、ぜひ以下のページからPro-Signの詳細をご覧ください。