電子帳簿保存法とタイムスタンプの関係とは？

電子帳簿保存法の改正により、請求書や契約書などを電子文書化して保存する企業が増加しています。電子文書化することで、書類を保存するコストやスペースの削減、業務効率化などが期待できます。電子文書化のリスクとしては、なりすましや内容の改ざんなどがあります。

そのようなリスクから電子文書を守るのが「タイムスタンプ」です。タイムスタンプは、電子文書が原本であることを保証する仕組みです。

この記事では、タイムスタンプの仕組みと目的、改正電子帳簿保存法との関係について解説します。 

タイムスタンプの仕組みと目的

ここでは、タイムスタンプの目的や仕組みについて説明します。

タイムスタンプの目的

タイムスタンプとは、電子データの日時によって存在を証明する技術です。

紙媒体の文書では、文書に記された日付や押印、署名などで文書の存在を証明しています。また紙の劣化具合や文書の筆跡などで、改ざんが行われたか確認もできます。

電子文書は紙媒体と違い、かんたんにコピーできてしまいます。また作成した日付も変更できるため、正式な作成日がわかりません。

そのような電子文書の問題を解決するために、タイムスタンプがあります。タイムスタンプは電子文書の改ざんを防ぐために、第三者機関である時刻認証局(TSA)が発行しています。それにより、タイムスタンプを付与された電子文書が、原本であることを証明しています。

タイムスタンプは2022年の改正電子帳簿保存法により、ますます発行数が増えることが予測されています。

タイムスタンプの仕組み

タイムスタンプは、どのような仕組みで電子文書に付与しているのでしょうか。ここでは、タイムスタンプの仕組みについて説明します。

■タイムスタンプとハッシュ値

タイムスタンプには、ハッシュ値（アルゴリズムをもとに作成されたランダムなデータ値）の技術が使われています。ハッシュ値は暗号のような役割があり、ハッシュ値から元データを再現することは不可能です。電子文書を改ざんをするとハッシュ値が変わってしまいます。そのため、時刻認証局(TSA)が発行したタイムスタンプのハッシュ値と、電子文書のハッシュ値が同一でない場合は改ざんが疑われます。

■タイムスタンプ発行の流れ

タイムスタンプは、「要求」「付与」「検証」の3つの要素でデータの信頼性の担保をしています。ここでは、タイムスタンプの発行の流れについて説明します。

１．タイムスタンプの発行を要求

利用者は時刻認証局(TSA)に、作成した電子文書へのタイムスタンプの発行を要求します。要求時に利用者は、時刻認証局(TSA)にハッシュ値を送信します。

２．時刻認証局(TSA)がタイムスタンプトークンを付与

時刻認証局(TSA)は「タイムスタンプトークン」を利用者に付与します。タイムスタンプトークンとは、利用者から送信された電子文書のハッシュ値に時刻情報を結合したものです。

タイムスタンプトークンには、時刻認証局(TSA)が管理する鍵がかかっています。利用者は電子文書とタイムスタンプトークンを保存します。

 ３．電子文書原本の信頼性を検証

利用者が電子文書の非改ざん証明や存在証明をしたいときに、時刻認証局(TSA)から鍵を受け取ります。受け取った鍵をもとに、タイムスタンプトークンを開きます。電子文書原本のハッシュ値とタイムスタンプトークンのハッシュ値が同一であれば、電子文書が改ざんされていないことを証明できます。ここでハッシュ値が異なる場合は、電子文書が改ざんされていることになります。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の電子データを取引の証拠として保存するためのルールを制定した法律です。電子帳簿保存法では、会計ソフトで作成したデータや国税関係帳簿書類のデータ、電子取引データなどの保存の要件などが定められています。

電子帳簿保存法が制定される前は、紙で国税関係帳簿書類を保存することになっていました。その後、電子帳簿保存法が制定され、要件を満たすことにより電子データで国税関係帳簿書類を保存可能になりました。

 電子帳簿保存法の対象になる国税関係帳簿書類とは以下のものです。

・帳簿関連書類：仕訳帳、総勘定元帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、固定資産台帳など

・決算関係書類：貸借対照表、損益計算書、試算帳、棚卸表など

・重要書類（資金や物の流れに関連した書類）：契約書、請求書、納品書、領収書など

・一般書類（資金や物の流れに関連しない書類）：見積書、注文書、検収書など

電子帳簿保存法で認められている保存区分

電子帳簿保存法で認められている保存区分は、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」があります。

・電子帳簿等保存

国税関係帳簿書類は会計システムで作成された場合は、電子データでの保存が認められています。

・スキャナ保存

紙の書類は、スキャナ保存をします。スキャナ保存の場合、解像度や色調などの基準を満たす必要があります。またタイムスタンプを付与する必要があります。

・電子取引

インターネットや電子メールを使った電子取引では、電子データとして保存をします。またタイムスタンプを付与する必要があります。

電子帳簿保存法が制定されたことで、紙の文書の電子データ化が進み、企業の書類の保管コストやスペースの削減などの業務効率化などが期待されています。

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの役割

タイムスタンプには「存在証明」と「非改ざん証明」の2つの役割があります。

存在証明は、記録された時間の前に電子データが存在していたことを証明します。非改ざん証明は、記録された時間の後に電子データの変更がないことを証明します。

この2つの証明を時刻認証局(TSA)が保証することで、電子データが「いつ作成され」「いつ変更があったか」を明確にできます。

電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類をデジタルカメラやスキャナで読み取り後、3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要がありました。2022年の改正電子帳簿保存法では、保存の要件が緩和されました。そのため国税関係帳簿書類の電子データ化は、ますます進んでいくことでしょう。

電子帳簿保存法の改正による影響

電子帳簿保存法は、社会のIT環境の変化にあわせて改正を続けています。2022年の改正電子帳簿保存法では、スキャナ使用時のタイムスタンプの要件が緩和されました。ここでは、電子帳簿保存法の改正による影響について説明します。

 要件緩和の背景

改正前の電子帳簿保存法はスキャン制度をつくることで、納税者の負担軽減や生産性の向上を目指していました。しかし想定以上に、利用者に対するハードルが高いことが指摘されていました。

電子保存の事前申請が必要であったり、定期検査の原本確認などの手間がかかる作業は必要であったため、制度の利用者が少ないことが問題でした。

国は利用者の拡大のために、2022年に改正電子帳簿保存法を制定し、「書類のスキャナ保存制度」と「電子取引のデータ保存規程」が緩和されました。

 スキャナ保存におけるタイムスタンプ要件の緩和

スキャナ保存の場合、国税関係帳簿書類への自署が不要になりました。タイムスタンプの付与期限も最長2ヶ月と7営業日以内に延長されています。また一定の条件においてタイムスタンプの付与が免除になりました。

タイムスタンプの付与が免除になる条件は、「電磁的記録の訂正削除履歴が残る又は訂正削除ができないシステムを利用すること」です。

 スキャナ保存に関する改正事項

電磁的記録について訂正又は削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認することができるクラウド等（注1）において、入力期間内にその電磁的記録の保存を行ったことを確認することができるときは、タイムスタンプの付与に代えることができることとされました。

 (注1)訂正又は削除を行うことができないクラウド等も含まれます。

 引用：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました（令和3年5月発表）」

 電子データの修正や削除をした場合は、その事実及び内容を確認することができるクラウドサービスを用いて、入力期間内に保存を行ったことが確認できればタイムスタンプは不要です。

 電子取引における電子データ保存の義務化

インターネットや電子メールを使った電子取引では、電子データで受け取った文書を、紙に出力して保存することが原則禁止になりました。

電子取引の電子データ保存の場合、以下の要件を満たせばタイムスタンプは不要です。

・電磁的記録の訂正削除履歴が残る又は訂正削除ができないシステム（クラウドサービスなど）を利用する。

・訂正削除の防止に関する事務処理規程を備え付ける。

まとめ

タイムスタンプは、電子文書の「存在証明」や「非改ざん証明」を可能にします。電子帳簿保存法では、電子データ化した国税関係帳簿書類にタイムスタンプを付与する必要があります。2022年の改正電子帳簿保存法ではスキャナ保存において、一定要件を満たすことでタイムスタンプの付与は免除になりました。

 請求書や契約書の電子化を検討している方には、クラウド型の購買管理システムの導入をおすすめします。