電子化、DX、ペーパーレスなかなか進まない？対策方法を解説
目次
電子帳簿保存法の対応を進めるためにも今や電子化、DX、ペーパーレスは当たり前の時代です。このページではなかなか電子やDXがすすめられない理由や失敗例とあわせて対策方法を説明していきます。
電子化がすすめられない理由と失敗例
従業員が消極的
電子化がすすめられない理由として、紙の文化が根強く従業員が消極的なケースがあります。作業担当者のITリテラシーが低いと電子化に踏み込めない原因になります。
導入コストの問題
システムを導入するためのタンニングコストが大きなネックになるケースもあります。もしスクラッチ開発をした場合には初期導入費が莫大にかかってしまったり、導入期間も長期間になってしまったり、保守契約費用や追加開発費用等様々なコストがかかってきます。
取引先が対応できない
電帳法に対応するためには購買業務の電子化が求められます。取引先がいまだに電話やFAXで受注をしている。取引先が個人事業主や小規模な企業が多く電子化に対応できないケースがあります。
システムを導入して失敗
必要なシステムを導入していたら…
電子化をしようと各部門や各業務に併せたシステムを導入していった結果、システムが乱立してしまい業務が煩雑になってしまったというケースも少なくありません。また、システムを導入したはいいが電子化できたのは一部だけということもあるでしょう。
電帳法に対応していなかった…
導入したシステムが実は電帳法に対応していないことが発覚した。対応しようとすると追加費用が掛かってしまう。電帳法に対応するために別途ストレージサービスを利用しなければいけなくなり、手間もコストも増えてしまった。
電子化のメリット
業務効率化ができる
紙の郵送やFAXでのやり取りがなくなるだけではなく、承認作業も電子で行えるので業務効率は必然的に改善されます。ITリテラシーが低い従業員にとって、最初は戸惑うかもしれませんが慣れてしまえば圧倒的な業務効率化が叶います。また、どの従業員も使いやすいと感じるようなUIのシステムを選定することも重要です。
ガバナンスの強化
ログインするためのパスワードやシステムにて担保されているセキュリティ要件やログが残るため、紙では実現できないセキュリティ対応が可能です。紙の場合に起こりうる紛失や偽造等もシステムを導入することで対策ができます。
法令対策
電子帳簿保存法やインボイス制度等の対応ができます。また、そのためには要件を満たしているシステムを導入することも重要です。
まとめ
電子化、DXを行うためには従業員や取引先のITリテラシーの問題や、コスト等の課題はありますが、長い目で見て業務効率化やガバナンスの強化ができます。また、購買業務を電子化することでデータを蓄積し分析ができ、コスト削減も叶います。
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法令対応
もちろん電子帳簿保存法やインボイス制度や下請法対策ができるので業務を効率化しながら法令対策もできます。
サプライヤーも一緒に電子化
サプライヤー企業は無料で招待ができるので、取引先も一緒に仕えて一緒に電子化が実現できます。もちろんご招待いただいたサプライヤー企業側にもバイヤー管理や、見積回答、受注や出荷通知、請求書発行機能、入金消込機能等が無償で提供されます。
ぜひお気軽にお問い合わせください。
