電子帳簿保存法の改正により、請求書や契約書等の国税関係書類の電子的保存要件が緩和されました。この改正により、必要条件を満たせば紙の書類もスキャナーで読み取り電子データとして保存することが可能になり、省スペース・省人化を推進できるようになりました。この記事では、スキャナ保存の対象書類や要件、方法について解説します。

電帳法とは？

電帳法とは1998年に制定された「電子帳簿保存法」の略称です。税務関係の帳簿や書類を電子データやスキャナーによる保存を認めている法律です。従来の原則として紙による保存が義務付けられていますが、電帳法はインターネットの普及が急速したことで作業の負担軽減を目的に制定されました。

2021年の改正では、電子データによるペーパーレス化を目指した要件の見直しが行われました。改正の適用は2022年1月より行われています。

近年のリモートワークの普及に伴い、紙の文書を取り扱う業務の手間が浮き彫りになったため、以下の3つの区分にわけて改正されました。

1. 電子帳簿等保存
2.スキャナ保存
3.電子取引

従来の方法では、電子データで作成した税務関係の帳簿を保存する場合、事前に税務署長の承認が必要です。しかし、改正により、事業者の負担軽減のために事前承認が不要になりました。また、税務関係の帳簿で申告漏れが発覚した場合は、新たに納付する税金の10～15%相当の過少申告加算税が5%に軽減される措置が整備されています。電子帳簿の保存における要件には、本人の真実性と可視性の確保が必要です。

真実性の確保において電帳法では、以下の要件が定められています。

要件①　訂正・削除履歴の確保（帳簿）　施行規則第3条第1項第1号

帳簿に係る電子計算機処理に、次の要件を満たす電子計算機処理システムを使用すること。

(イ) 帳簿に係る電磁的記録に係る記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること

(ロ) 帳簿に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行った場合には、その事実を確認することができること

要件②　相互関連性の確保（帳簿）　施行規則第3条第1項第2号

帳簿に係る電磁的記録の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと

要件③　関係書類等の備付け　施行規則第3条第1項第3号

帳簿に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）の備付けを行うこと

引用：国税庁

要件①では、記録の訂正や削除を行った際の事実確認が規定されています。また、帳簿の作成を行ったあとの入力履歴が確認できることが求められます。要件②では、データ化した帳簿と他の帳簿との関連性の確認、要件③では、システム関連書類の常備が定められているため、紛失しないように管理しなければなりません。

一方で真実性の確保について以下の要件が定められています。

要件④　見読可能性の確保　施行規則第3条第1項第4号

帳簿に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと

要件⑤　検索機能の確保　施行規則第3条第1項第5号

帳簿にかかる電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと

(イ)取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できること

(ロ)日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること

(ハ)二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

引用：国税庁

要件④では、データの保存場所に操作マニュアルを常備し、形式が整った状態で速やかに出力できることが求められています。また、要件⑤では、取引年月日、勘定科目、取引金額などを帳簿の種類に応じた検索と、日付または金額の範囲指定から検索、2つ以上の任意の項目を組み合わせた条件で検索できることが規定されています。

電帳法におけるスキャナ保存とは？

電帳法第4条では、請求書や税務関係書類のスキャナ保存が可能であることを定めています。紙で取り扱う書類を画像データによる保存が認められています。ただし、手書きで作成した仕訳帳や総勘定元帳、取引先から受信した請求書、手書きで作成した請求書のコピーは対象外です。

電帳法第4条3項では、以下のとおりに要件が定められています。

(3) 法第４条第３項の規定を適用する場合

1.作成又は受領した注文書、領収書、見積書、請求書などの国税関係書類を保存している場合

2.①に掲げる国税関係書類を本店で保存しているほか事業部若しくは事業所ごとに保存している場合

引用：国税庁

スキャナ保存が可能な書類は、以下のとおりです。

取引元で発行した場合

取引先から受領した場合

・領収書（控）

・預り証（控）

・借用証書（控）

・預金通帳（控）

・小切手（控）

・約束手形（控）

・有価証券受渡計算書（控）

・社債申込書（控）

・契約の申込書（控）

・請求書（控）

・納品書（控）

・送り状（控）

・輸出証明書（控）

・検収書（控）

・入庫報告書（控）

・貨物受領証（控）

・見積書（控）

・注文書（控）

・契約の申込書（控）

・領収書

・預り証

・借用証書

・預金通帳

・小切手

・約束手形

・有価証券受渡計算書

・社債申込書

・契約の申込書

・請求書

・納品書

・送り状

・輸出証明書

・検収書

・入庫報告書

・貨物受領証

・見積書

・注文書

・契約の申込書

参照：国税庁

また、電帳法のスキャナ保存において2021年の改正に伴い、変更された点が4つあります。

1.タイムスタンプの要件緩和
2.適正事務処理要件の廃止
3.検索要件の緩和
4.罰則の強化

電子データの非改ざん性を証明するタイムスタンプは、今までにスキャン後の3日以内に付与する必要がありました。しかし、企業の営業日が重なると付与が難しい面があるため、休日出勤を強いられる人も少なくはありません。今回の改正により、最長2ヵ月間と7営業日以内に延長されました。さらに記録の訂正や削除を行った事実確認ができるシステムの場合は、タイムスタンプの付与義務がありません。
適正事務処理要件とは、不正防止のために相互けん制、定期的な検査、再発防止策の社内規定の整備などを定めた要件です。廃止することで、管理者の属人化防止や原本をデータ化したあとに廃棄が可能になります。
従来の検索要件には、取引年月日、勘定科目、取引金額などの項目の検索性が必要でしたが、取引年月日、取引金額、取引先のみに緩和されました。
スキャナ保存を行ったデータに不正が見つかった場合に罰則強化を図るために、重加算税が10%加重されました。二重帳簿の作成や帳簿の破棄、改ざんが発覚した際に、過少申告税に代わる附帯税です。

書類を読み取るときに一定の要件を満たす必要があります。一般的には書類の読取にスキャナーや複合機を使用しますが、同等の解像度であれば、スマートフォンやデジタルカメラで撮影した画像も認められています。

電帳法のスキャナ保存の要件を満たす場合は、25.4ミリメートルあたり200ドット以上、256階調以上の解像度が必要です。一般的には、200ドット以上を超えているスキャナーがほとんどです。スキャナーや複合機で保存する場合は、必ずカラーで保存しましょう。また、スマートフォンやデジタルカメラで保存する場合は、A4サイズの書類を例に約387万画素（2,338画素×1,654画素）が要件として定められています。

国税庁のQ&Aでは、スマートフォンやデジタルカメラによる読取について以下のように回答されています。

【質問】

問28　スマートフォンやデジタルカメラ等を使用して読み取りを行った場合、解像度について、規則第３条第５項第２号イ(1)に規定する「スキャニング時の解像度である25.4ミリメートル当たり200ドット以上」の要件を満たしていることをどのように判断するのでしょうか。

【回答】

読み取った書類の大きさと画素数を基に判断することとなります。

【解説】

Ａ４サイズの大きさの書類を例にとると、Ａ４サイズの紙の大きさは、縦297㎜、横210㎜であり、１インチは25.4㎜です。このＡ４サイズの紙の大きさは、インチ換算すると、縦約11.69インチ、横約8.27インチになります。

これを画素に換算すると、縦11.69インチ×200ドット＝2,338画素、横8.27インチ×200ドット＝1,654画素、そして、総画素を算出すると2,338画素×1,654画素＝3,867,052画素になります。

したがって、Ａ４サイズの紙が規則第３条第５項第２号イ(1)に規定する解像度の要件を満たすためには、約387万画素以上が必要となり（Ａ４サイズを画面最大で保存する際に必要な画素数です。）、このように、読み取った書類の大きさと画素数を基に解像度の要件が満たされていることを判断することとなります。

また、機器によっては、Ａ４サイズと縦横比が異なっている場合もあることから、そのような場合には、縦2,338画素、横1,654画素をそれぞれ満たしている必要があります。

（以下省略）

引用」：国税庁

帳簿のスキャナ保存を行うには？

紙の文書をスキャナ保存する場合は、以下の手順が一般的です。

1.領収書を受け取ったあとに自分の名前を記入する
2.スマートフォンやデジタルカメラで撮影する
3.画像データをシステムにアップロードする
4.自動的にタイムスタンプが付与される
5.必要な内容を入力する
6.部署の責任者から経理担当者に承認をもらう

電子データを紙の原本と同等の効力を担保するためにタイムスタンプが必要です。つまり、タイムスタンプが付与されていない領収書や契約書は原本として扱えません。電子化していない紙の文書は紛失や改ざんのリスクがあります。しかし、毎年の定期検査が終了するまで原本は保管しなければなりません。原本の安全性を担保するには、スキャナ保存を行うためのシステムを導入すると便利です。

システム導入のメリットは以下のとおりです。

1.保管場所の確保とコスト削減ができる
2.業務の効率化が図れる
3.リモートワークができる

税務関係の文書は法律で7年間の保存が義務付けられています。しかし、次々と受け取る契約書や領収書の管理に保管場所の確保が必要になります。さらに倉庫のレンタルなどでコストがかかります。しかし、スキャナ保存ではデータ上で保管できるため、保管場所とコストが不要です。
スキャナ保存でデータ管理すると、必要なときに参照したい文書を速やかに見つけられるため、紙の文書を綴じる作業が不要になります。ファイリングの手間と探す時間を削減できるメリットがあります。
近年、リモートワークが普及したことで、今まで経理業務において文書の承認作業のために出社を強いられる問題が浮き彫りになりました。しかし、システムで管理すると場所を選ばずに承認手続きが可能です。