契約締結から契約書管理までの業務を、電子化する企業が増加しています。背景には、企業におけるインターネット・ITシステム環境の普及やペーパーレス化、脱ハンコ化、リモートワークの普及などの要素があります。契約書などの重要書類を電子化するために、電子署名サービスの利用を検討している企業も多くなりました。

現在、多くの電子署名サービスがリリースされています。そのため「どの電子署名サービスが自社に向いているか？」の検討に悩まされる企業も多いことでしょう。

この記事では、電子署名サービスのメリット・デメリットや電子署名サービスの選定方法について解説します。電子署名サービスの選定に悩む方は、是非とも参考にしてみてください。

電子署名とは？

電子署名とは、契約書などを電子データ化した電子文書に対して行われる署名のことです。またデジタル庁は『電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）及び関係法令（平成13年4月1日施行）』にて、電子署名を『電磁的記録に記録された情報について作成者を示す目的で行う暗号化等の措置で、改変があれば検証可能な方法により行うもの』と定義しています。

紙媒体の書類では印鑑や署名によって、書類の正当性や内容改ざんが無いことを証明していました。同様に電子署名をすることで、本人が署名したことや文書内容が改ざんされていないことが証明できます。

電子署名により、電子文書には紙媒体と同等の法的効力が発生します。法的効力があることで、契約書や請求書以外にも、各種申込書、議事録や稟議書などの電子文書化も可能になります。

電子署名をする際には、本人確認データが付与された電子証明書が発行されます。電子証明書は、紙媒体での印鑑証明書と同様な役割を持っています。第三者機関である認定事業者を通じて、電子証明書は発行されるため、信頼性が高い署名とされています。

また電子署名には、署名のタイミングで署名日時が記録される機能があります。正確な署名日時がわかることで、契約の信頼性が高まる効果もあります。

電子署名サービスのメリット

従来の紙媒体の契約書などを電子署名サービスに切り替えることにより、以下のようなメリットがあります。

1. ペーパーレス化による印刷・郵送コストの削減

電子署名サービスを利用することで、契約書などの書類のペーパーレス化が可能となります。ペーパーレス化により、書類の印刷・製本コストが、またオンライン上でやりとりをするため、書類の郵送コストも削減できます。

2. 印紙代の削減

紙媒体の契約書では、契約金額に応じて印紙税が必要であり、収入印紙を買いに行ったり、保管・管理をする手間もかかります。その点、電子署名サービスを利用した契約ならば、印紙税の課税対象になりません。

1000万円を超える契約金額では、数万円の印紙税が必要になります。そのため、契約金額が大きいほどコスト面でのメリットが大きくなります。

3. 契約締結のスピードアップ

紙媒体の契約書の場合、製本→捺印→取引先に契約書を送る→取引先から契約書を返送してもらう、というステップが必要になります。そのため、契約には手間と時間がかかってしまいます。その点、電子署名サービスを利用した場合は、契約はシステム上で全て完結します。契約に関わる手間が減ることで、契約締結のスピードアップ化が可能となります。契約締結のスピードアップ化により、契約や売上をほぼリアルタイムで管理できることは、電子署名サービスを導入する企業にとって大きなメリットになることでしょう。

4. 社内の承認業務の効率化

紙媒体で契約書などの重要書類を取り扱う企業では、社内の稟議・決裁のために部署間を回る必要があります。電子署名サービスでは、システム上で社内承認ができるため、このような手間がなくなり効率化するメリットがあります。

5. コンプライアンスの強化

電子署名サービスは、契約書などの電子文書をセキュリティ対策されたシステム上で管理できます。また電子署名とタイムスタンプ機能により、「いつ・誰が・何に」合意したかが記録されます。情報内容の改ざんも困難なため、企業のコンプライアンス強化につながります。

6. リモートワークのスムーズな運用・推進

電子署名サービスを利用することで、リモートワークや在宅勤務での契約業務が可能になります。場所にとらわれない契約業務ができることで、リモートワークを推進する効果もあります。

7. 契約書などの文書作成の効率化

電子署名サービスには、数多くの書類テンプレートを登録できる機能がある場合もあります。テンプレート機能を活用することで、文書作成の手間を減らすことで効率化が進みます。

電子署名サービスのデメリット

電子署名サービスは、さまざまなメリットがある反面、以下のような点に注意が必要です。

1. 電子署名サービスが使えない契約取引がある

「投資信託契約の約款」「定期借地契約」など一部の不動産・投資信託の場合、紙の書面による契約が法律で義務付けられています。そのため、電子署名サービスを使って契約はできません。電子署名サービスが使えない契約取引があることを、理解する必要があります。

今後、電子署名サービスの発展により、電子署名サービスが利用できる取引は増加すると予測されます。

2. 取引先への説明や依頼が必要になる

電子署名サービスを利用するには、取引先の同意が必要になります。状況によっては、取引先に電子署名サービスを利用するように依頼するケースもあります。電子署名サービスの知識が少ない取引先の場合、電子署名サービスの利用に不安を抱いたり、導入を手間と感じてしまうことも考えられます。

3. 社内の既存業務フローの変更の手間がかかる

電子署名サービスを導入する際には、既存の業務フローの見直しや変更をする必要がでてきます。いままでの業務フローを変更することに、抵抗感を持つ人が出てくることも予測されます。そのような人を説得するために、社内調整や実務状況の理解などの手間がかかる場合もあります。

4. サイバー攻撃のリスク

電子署名サービスは、インターネット上でやりとりをするため、サイバー攻撃のリスクがあります。電子署名サービスは、公開鍵暗号技術による強固なセキュリティを備えています。しかし、秘密鍵が使用される側の端末がサイバー攻撃に遭い、情報が流出するリスクは考えておきましょう。

サイバー攻撃のリスクを回避するためには、社内ネットワーク環境などのセキュリティ対策を万全にすることが重要です。

電子署名サービスの選定ポイント

電子署名サービスを選定するには、以下のようなポイントを比較するといいでしょう。機能の有無だけでなく、使いやすさも考慮することが大事です。

共通条件

・税法、電子帳簿保存法等に基づいた社内運用が可能か。

・複数ユーザーでの同時利用

・利用可能ユーザー数やアカウント数が自社に合うか。

・閲覧範囲の制限機能

契約書の作成

・電子化できる契約書の量

・テンプレート機能

・CSVデータからの契約書一括作成機能

社内承認に関する機能

・ワークフローによる、申請・承認機能

・タスク管理機能

・リマインド機能

・契約書以外の関連書類の管理

電子署名に関する機能

・電子文書の押印・署名機能

・認定タイムスタンプ機能

・複数者間の契約が可能か

・データ送付がかんたんにできるか

・電子帳簿保存法に基づいた検索機能

・紙で締結した契約書も同じシステム内で管理できるか

コンプライアンスに関連する機能

・「誰がいつ何をしたのか」をデータ追跡ができるか

・不正アクセス対策

・契約書の契約期限の管理機能

・法務担当の合意がとれる仕様であるか

高度な業務効率化

・基幹システムとの連携（売上や費用計上等の自動計算が可能か）

・自社独自の契約方式や契約状況を対応可能か

・外部サービスとの連携

電子署名サービスの法的効力

電子署名サービスでは、なりすまし防止のために本人確認を強化する機能が備わっています。その手段としては、二要素認証による本人確認や電子証明書による確認などがあります。この本人確認に関する機能は、電子署名サービスによって異なります。

本人確認に関する機能の種類によって、電子文書の法的効力が変わるといわれています。そのため法的効力を重視する場合は、一般的に法的効力が高いといわれる、電子証明書による確認を使う電子署名サービスを選ぶといいでしょう。

導入・運用時のカスタマーサービス

電子署名サービスの選定ポイントとして、カスタマーサービスの充実さを比較することも重要です。電子署名サービスのスムーズな導入や運用をするには、自社担当者だけでなくカスタマーサービスの力が必要になります。

電子署名サービスには、ヘルプコンテンツが充実しているものやチャットサポートなどがあるサービスもあります。自社環境に合ったサポート体制がある電子署名サービスを選定しましょう。

まとめ

電子署名サービスは、契約締結のスピードアップ化や印紙代の削減・業務の効率化など、多くのメリットがあります。そして電子署名サービスは、サービスを提供するメーカーによって、それぞれ機能が変わります。そのため、メーカーごとに電子署名サービスを比較して選定することが重要です。この記事が最適なサービスの導入の一助となれば幸いです。