近年、オンライン上で電子文書のやりとりをする企業が増えています。それに合わせて、「電子文書の作成者の本人確認」と「データ内容の非改ざん性」を証明する電子署名を利用する機会も増加しています。電子署名の重要さは、ビジネスシーンでは大きくなり続けています。

電子署名を、ビジネス上で多く使われるファイル形式であるPDFファイルに付与が可能になれば、利便性が大幅に向上することでしょう。この記事では、PDFファイルへの電子署名の活用方法について解説します。電子署名をPDFファイルに付与してみたいと考えている方は、是非ともご覧ください。

PDFファイルとは

PDFファイルは、文字・図形・表などを紙に印刷したようなレイアウトのページ状態で保存するファイル形式です。PDFとはPortable Document Format（ポータブル・ドキュメント・フォーマット）の頭文字を集めたものです。PDFファイルならば、異なる環境下の端末でも、レイアウトが崩れずにそのままの形で情報を共有できます。

そのため、ビジネス上でもPDF形式の電子文書が多く利用されています。PDFファイルならば、紙のコストがかからないメリットがあります。また管理もしやすく、キーワードを使って文書検索が可能なため、必要なときに情報を見つけやすいのも特徴です。

電子署名とは

電子署名とは、契約書などの書類を電子データ化した電子文書に、付与する署名のことです。電子署名をすることで、電子文書を本人が署名していることと、内容が改ざんされていないことを証明します。

紙媒体の文書は、本人が直接に文書へ押印や署名をすることが可能です。その反面、電子文書はセキュリティ対策が無い場合、なりすましや内容の改ざんが容易にできてしまうリスクがあります。電子署名をすることで、そのリスクの回避が可能になります。電子署名は、本人確認と非改ざん性を証明するために、本人確認データが付与された電子証明書を用います。電子署名に用いる電子証明書は、国が認定した第三者機関から発行されるため、高い信頼性があるとされています。

電子署名法とは

電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）とは、電子データ上での署名を手書き署名や押印と、同等の法的効力を持たせることを定めた法律です。参照;法務省電子署名法の概要について

従来のビジネスは、紙媒体で契約書や請求書などの書類のやりとりが行われていました。そのため、本人が押印や署名をしたことや書類の非改ざん性の確認が容易でした。

現代では企業のIT環境が整い、インターネットを使った業務効率化の重要性が唱えられています。それにより、契約書や請求書などの書類の電子データ化の需要が大きくなりました。電子データ化された契約書や請求書などの書類に押印や署名が可能になれば、業務効率化が大幅に進むと期待されています。

電子署名のメリット

電子署名を使うことで、以下のようなメリットがあります。

１. 契約書や請求書を電子データ化できる

電子署名を使うことで、契約書や請求書を電子データ化して、契約業務に使用することができます。電子データ化することで、書類管理のスペースの削減や原本管理がしやすくなるメリットがあります。

２. 印紙代が削減できる

電子契約における契約書は、法令により課税はされません。そのため、契約金額に応じて発生していた収入印紙代が不要になります。企業によっては、印紙代の削減は大きなメリットになることでしょう。

３. 契約業務の効率化

電子署名を使った電子契約が利用できると、契約業務の大幅なスピードアップ化が可能になります。紙媒体の契約業務では、契約書の印刷→製本→郵送→捺印・署名→返送などの手間がかかります。そのため、契約締結までの時間がかかるのが通常でした。

電子署名を使った電子契約では、契約業務がすべてオンライン上で行われます。そのため、従来の紙媒体の契約業務よりも契約業務が効率化できます。

４. ペーパーレス化ができる

世界的にも多くの企業が推進しているペーパーレス化が、電子署名を使った電子契約では可能になります。電子契約を導入することで、契約書の印刷にかかる印刷代やインク代が大幅に削減できます。ペーパーレス化は、企業にとって多くのメリットがあるのです。

電子署名の仕組み

電子署名は、電子証明書とタイムスタンプが揃うことで法的効力が発生します。電子証明書とタイムスタンプのプロセスは以下のような動きになります。

電子証明書のプロセス

送信者側

１．認定局に電子証明書の発行を申請

２．認定局が送信者に電子証明書を発行

３．電子文書に電子署名と暗号化されたハッシュ値を付与

４．電子文書と電子証明書を受信者へ送信

受信者側

１．電子文書と電子証明書を受信

２．電子証明書の有効性を確認

３．ハッシュ値の一致により非改ざん性を確認

タイムスタンプのプロセス

１．電子文書のハッシュ値と共に、タイムスタンプを時刻認証局(TSA)へ要求

２．時刻認証局(TSA)は、ハッシュ値とタイムスタンプを発行

３．原本のハッシュ値とタイムスタンプのハッシュ値が一致するかを確認

PDFへ電子署名を付与するには

ここでは、PDFへ電子署名を付与する方法について説明をします。PDFへ電子署名を付与するには、無償版のPDFアプリであるAdobe AcrobatまたはAcrobat Readerを使い、煩雑な工程が必要になります。以下の手順で、PDFへ電子署名を付与します。

デジタルIDの作成

１．パソコンでAdobe AcrobatまたはAcrobat Readerを起動

２．メニューから、「編集」→「環境設定」→「署名」→「IDと信頼済み証明書」を選択

３．画面右側にある「詳細」をクリック

４．「デジタルIDと信頼済み証明書の設定」の画面から、デジタルIDを作成

５．次に出た画面にある「今すぐデジタルIDを新規作成」を選択

６．次に出る画面で「新しいデジタル ID ファイル」を選択

７．次の画面にて、メールアドレスと名前を登録

８．「次へ」を押して、パスワードを入力

９．「完了」ボタンを押す

PDFファイルに電子署名する

１．AcrobatまたはAcrobat ReaderでPDFファイルを開く

２．「ファイル」→「その他の形式で保存」→「証明済みPDF」を選択

３．「ツール」→「証明書」→「開く」を選択

４．署名フィールドに署名する場合は、署名フィールドをクリック

５．証明プロセスに関する画面が出た場合は、「ドラッグして新規署名ボックスを作成」ボタンをクリック

６．証明済み文書として保存の画面が出た場合は、「OK」をクリック

７．署名を追加する箇所をドラッグ（署名フィールドに電子署名する場合は操作不要）

８．設定するデジタルIDを選択して、「続行」ボタンをクリック

９．ダイアログボックスが表示された場合は、必要に応じて署名の表示方法や文書のロック設定の編集をする

１０．デジタルID作成時に設定したPINまたはパスワードを入力して「署名」ボタンをクリック

１１．電子署名が付与される

証明書の書き出し

電子署名をした電子文書を送付するには、電子証明書を相手に送付する必要があります。

１．AcrobatまたはAcrobat Readerを起動

２．以下のいずれかの操作を行う

A：「編集」→「環境設定」を選択。表示された環境設定ダイアログボックスにて、「分類」から「署名」を選択し、「ID と信頼済み証明書」セクションの「詳細」ボタンをクリック
B：電子署名が追加されたPDFファイルを開く。署名を右クリックして「署名のプロパティを表
示」を選択

３．手順2で選択したAまたはBの操作に応じて、以下の操作を行う

A：書き出す証明書を選択し、「書き出し」をクリック
B：「証明者の証明書を表示」ボタンをクリック。証明書ビューアのダイアログボックスにて、「概要」タブを開き、「書き出し」ボタンをクリック

４．データ交換ファイルの画面が表示されたら、書き出しオプションを選択し、「次へ」をクリック

５．書き出し先に応じて、画面に従い操作を行う

６．「指定したオプションを確認してください」と画面に表示されたら、内容を確認して「完了」をクリック

７．選択した書き出し先に応じた動作が実行されます

証明書の読み込み（受信側）

電子署名の受信者は、証明書の読み込みのために以下の手順を行います。

１．AcrobatまたはAcrobat Readerを起動

２．「編集」→「環境設定」を選択

３．環境設定ダイアログボックスにて、「分類」から「署名」を選択

４．「IDと信頼済み証明書」セクションの「詳細」ボタンをクリック

５．デジタルIDと信頼済み証明書の設定のウィンドウにて、「信頼済み証明書」を選択して、「取り込み」をクリック

６．取り込む連絡先の選択ウィンドウが表示されたら、「参照」ボタンをクリック

７．証明書ファイルを選択

８．「取り込み」ボタンをクリック

９．取り込みに成功すると、信頼済み証明書リストに取り込んだ証明書が追加されます

１０．署名が追加されているPDFファイルを開きます。「署名済みであり、すべての署名が有効です」と表示されれば成功です

まとめ

PDFは、ビジネスでは多く使われるファイル形式です。そのPDFファイルに電子署名を付与できれば、電子契約などの利便性が大きく向上します。しかし、Adobe AcrobatまたはAcrobat Readerを使い、PDFへ電子署名を付与するには煩雑な工程が必要になってしまいます。あまりにも手間がかかるため、断念してしまう企業も少なくありません。

そのような悩みを解決できるのは、クラウド型の契約書管理システムです。煩雑な工程でPDFへの電子署名を付与している企業担当者の方に、システム導入の検討をおすすめします。