電子契約書は本当に安心？電子署名について解説
目次
一般的な紙の契約書は、印鑑やサインで信頼を証明しますが、そのままでは改変が容易な電子契約書の真実性や非改ざん性を担保しているのが電子署名です。この記事では、電子契約書と電子署名について解説します。
電子署名とは
まずは、電子署名についての概要や信頼性を担保できる理由、仕組みについて解説します。
電子署名とは
電子署名とは、書面で行っている署名・捺印を電子上で行うことです。そして重要なのは、電子署名には押印や手書きの署名と同様の信頼性が与えられている点です。
デジタル庁によると、電子署名とは「電磁的記録に記録された情報について作成者を示す目的で行う暗号化等の措置で、改変があれば検証可能な方法により行うもの」とされています。
言い換えると、電子署名とは「本人確認」と「データが改ざんされていないことの確認」が電子的に可能であるものといえます。
コロナ禍以降、対面からオンラインへシフトして接客するケースも珍しくありません。また、取引先へ直接訪問するのは控えたい場合もあるでしょう。
インターネット上のやりとりだけでは、話しているのが本人なのかどうかや、改ざんされていないか証明するのは困難です。しかし電子署名は、法的な拘束力を持ちます。オンラインのみの契約や認証業務に信頼性を持たせられるのは、大きなメリットです。そこで電子署名の需要は今後ますます拡大すると考えられ、注目が集まっています。
電子署名が真実性を担保できる理由
電子署名が真実性を担保できる理由は「第三者機関の認証を受けている」からです。電子署名を認証する業務を「特定認証業務」と呼び、認証する第三者機関は「電子認証局」と称されます。
第三者機関の認定を受けるには、デジタル庁への申請が必要です。つまり認証する側にも、一定の信頼が担保されているといえます。
電子署名の仕組み
電子署名の仕組みをふたつの視点から解説します。まずは、電子証明書（電子署名）の発行処理および認証局の働きについてです。おもな流れは、以下の通りです。
- Aさんは、認証局に電子証明書の利用を申し込む
- 認証局は、Aさんの本人確認、秘密鍵と公開鍵の対応付けの確認などを行ったのち、Aさんが登録した公開鍵の電子証明書を発行する
- Aさんは、認証局から電子証明書を受理する
- 認証局は、発行した電子証明書が何らかの理由により失効した場合、その情報をリポジトリ（変更履歴の保管庫）に掲載する
上記の申請によって、Aさんは電子署名が利用できるようになります。
次に、電子署名を利用した電子データの安全な送信方法を、実際の使い方に沿って解説します。データの送受信に使われるのは「公開鍵暗号方式」と呼ばれる、ふたつの鍵を使った方法です。
- 受信者Bさんが「公開鍵」と「秘密鍵」のペアを作成する
- 送信者CさんがBさんの「公開鍵」でデータを暗号化し、Bさんに送る
- 受信者Bさんは、暗号に使用された「公開鍵」のペアとなる「秘密鍵」でデータを復号する
受信者Bさんが「秘密鍵」で復号できるのであれば、送られてきたデータはペアとなる「公開鍵」で暗号化されています。つまり、受信者Bさんと送信者Cさんは同じデータを保管できているということです。
電子署名において、電子データは暗号化された上で安全に送受信されています。
電子契約の法的な扱い
ここからは、電子契約の法的な扱いと、電子署名の役割について解説します。
電子契約について一般的な法的定義はありません。しかしながら、一般的な契約と同様に法的な効力を持ちます。
ただし、電子契約には以下のように相当するレベルがあると考えられています。
- 口頭合意の契約に相当
- 三文判が押印された書面契約
- 認印・銀行印が押印された書面契約
- 実印が押印された書面契約
レベルが上がるほど契約としての効力は高まり、トラブルの防止や主張の根拠として役立つでしょう。また、民事訴訟法228条1項によれば「文書は、その成立が真正であることを証明しなければならない。」とあります。
つまり、電子契約に裁判の証拠として使用できるほど強力な法的意味を持たせるためには、作成された文章が「真正」であると証明しなければなりません。そこで重要になるのが「本人確認」と「データが改ざんされていないことの確認」というふたつの要件を満たしているか否かです。
電子署名の役割
電子署名の役割とは、電子契約の効力を高めることです。電子署名とは「本人確認」と「データが改ざんされていないことの確認」ができているものを指すため、電子契約に電子署名が付属していると、民法上の「文書の成立」要件に近づくといえます。
電子契約はオンラインで顔が見えない相手との取引で、紙の契約書に比べて不正や改ざんのリスクは高くなります。リスク回避として電子署名を導入するメリットは大きいといえるでしょう。
電子契約のメリット
ここからは、電子契約のメリットを3つの点で解説します。
- 業務を効率化できる
- コストを削減できる
- 不正検知のレベルがあがる
それぞれ順番にみていきましょう。
業務を効率化できる
電子契約の導入によって、これまで紙の契約で発生していた業務を一気に削減できます。
電子契約によって効率化できる業務の例は、以下のとおりです。
- 社内決裁をもらうために、各部署の担当者をまわる
- 契約者がいる場所まで、契約書を持って移動する
- 契約の日付や内容を自社システムに手入力する
- 管理システムが使いづらく、情報の登録や検索に時間がかかる
電子契約サービスは、クラウド上で一元管理するのが一般的です。つまり、決裁担当者は移動することなく内容を閲覧でき、電子署名された契約は自動的にシステムに登録されます。手作業の自動化によって、従来かかっていた時間と手間の大幅な削減が可能です。
コストを削減できる
紙の契約書から電子契約への切り替えにより、以下のコストをカットできるメリットがあります。
- 紙代
- 印刷費用
- 郵送費
- 印紙代
- 保管ファイル代
- 保管用キャビネット代
印紙代については、印紙税法上の課税対象が存在しないため、納付の必要がありません。また紙データの保存が必要無くなれば、保管先だった事務所や倉庫のスペースを有効活用できます。
電子契約の導入には費用がかかるものの、紙データの維持・管理費用や人件費の面からみると、全体としてはコストカットにつながるでしょう。
不正検知のレベルが上がる
電子署名を行った電子契約では、不正検知のレベルが上がります。「公開鍵暗号方式」によってデータが暗号化されており、内容が違っていればすぐに検知されます。
また、改ざんや不正な差し替えが行われた場合でも、クラウド上に必ず記録が残ります。電子署名は紙データ以上に不正ができる余地が少なく、コンプライアンス向上につながるといえるでしょう。
まとめ
電子契約はオンラインで署名する契約方式で、今後ますます需要が高まるシステムです。そして電子署名は、電子契約の法的根拠を担保する重要な役割を担っています。この機会にぜひ導入をご検討ください。
