企業が物品の購入を行う際には請求書の受領と支払が必要になります。購入先から発送された請求書の処理は重要な作業ながら煩雑なため、近年はアウトソーシングやシステムの導入が注目されています。この記事では、請求書受領代行サービスのメリットや導入方法について解説します。

請求書受領業務とは

請求書受領業務とは、取引先から発行される請求書の受取業務を指します。請求内容の確認や、会計システムへの入力がおもな作業内容です。
請求書を受領する形式には、以下のような方法があります。

郵送
メール添付
専用サイトからダウンロード

請求書をやりとりする方法に指定がない場合は、取引先によって受領する方法は異なります。多くの企業では、経理部が請求書受領業務の窓口になっているケースが多いでしょう。

請求書受領サービスとは

請求書受領代行サービスとは、請求書を自動でテキストデータに変換・処理し、クラウド上で一元管理するサービスです。請求書受領業務の工数を削減し、業務効率の向上が可能になります。
従来の請求書受領業務には、以下のような課題がありました。

データの入力に時間がかかる
保存方法が取引先によって異なる（例：PDF、Excel、手書き）
手入力のミスが発生する
情報検索ができない
データの再利用ができない

上記の課題は、請求書受領代行サービスによってすべて解決します。ただし、内容や範囲はサービスの提供元によって異なるため、導入前にそれぞれの特徴を比較する必要がある点には注意しましょう。
まずは、請求書受領代行サービスの仕組みについて解説します。請求書受領代行サービスは、以下の技術によって実現しています。

OCRとは、手書きや印刷された文字を読み取り、コンピューターが利用できる文字コードに変換する技術です。
読み取りにはスキャナやカメラを使用し、書かれている文字を認識してデジタル化します。
紙のデータをいかに効率良くデジタルデータに変換するかは、企業にとって長年の課題でした。なぜなら、紙データの転記作業には膨大な時間がかかるからです。
また手入力はどんなに注意していても、人為的なミスが発生します。パソコンに打ち込んだにもかかわらずデータに不備があれば、修正のためさらに時間と手間がかかってしまいます。
しかしOCRの進化によって、スキャンするだけで紙データをデジタル化できるようになりました。請求書受領にかかっていた時間と手間を大幅に削減し、自動化によってミスのない業務が可能になります。
そして、OCRにAIを組み合わせた、より精度の高い技術が「AI-OCR」です。AIのディープラーニングにより、一度読み間違えた文字を学習して文字認識の精度向上につなげています。
AI-OCRが活用されている例は、次のとおりです。

アルバイト希望者の履歴書を、システムに登録
FAXから契約番号だけを抜き出し、システムに登録
手書きの伝票を読み取り、システムに登録

またAI-OCRは、形式の違うファイルであっても項目の自動抽出が可能です。形式の異なる情報をクラウド上で一元管理できると、次のようなメリットがあります。

保存先をひとつにまとめられるため、情報の取りこぼしを防げる
情報の検索ができ、過去のデータを素早く取り出せる
データの再利用が簡単になり、同様のフォーマットを一から作成する手間が省ける

そして「請求書の受領」のように特定業務に特化することで、AI-OCRの文字認識はさらに精度が上がります。このように請求書受領代行サービスは、最新の技術によって支えられたサービスといえます。
請求書受領代行サービスの使い方はとても簡単です。一般的には、サービスの提供元がクラウド上で管理するサーバーにインターネットからログインして使用します。
外出先からでも会社にいるのと同じように業務をできるため、経理担当のリモートワークの実現にも効果的です。また、既存の会計システムを変更せずに導入でき、新システムの開発に比べるとコスト面でのハードルは低いといえます。

請求書受領サービスのメリット

ここからは、請求書受領代行サービスのメリットを次の4つの点から解説します。

AI-OCRで紙の請求書を簡単にデータ化
金融機関との連携で支払いまですべて自動化
AIによる自動仕訳と会計システムへの連携
インボイス制度や改正電帳法に自動対応

順番に見ていきましょう。

AI-OCRで紙の請求書を簡単にデータ化
AI-OCRの発達によって、紙からデジタルへ簡単に情報を変換できるようになりました。そのため紙のデータを手入力するために割いていた時間は、請求書受領代行サービスによって一気に削減が可能です。
また、紙の情報をテキスト化されたデータに変換すると、他の業務との連携も容易になります。データはクラウド上で一元管理されており、請求書発行のサービスと連携すれば発行業務も自動化が可能です。
さらに、手入力での作業で自然に発生する人為的ミスも、自動処理に切り替えれば簡単に防げます。データ化の精度向上によって、業務効率を大きくアップできるのがメリットです。

金融機関との連携で支払いまですべて自動化
請求書受領代行サービスによっては、金融機関と連携して支払いを自動化する機能がついています。請求書受領から支払いまでを手入力する場合と比べて、時間と手間を圧縮できるのは大きなメリットです。
一般的に、請求書受領は経理が担当しているケースが多いかと思われます。請求書の受領業務がなくなれば、作業の工数を一気に減らして、他の仕事に集中して取り組めるようになります。

AIによる自動仕訳と会計システムへの連携
AIによる自動仕訳により、手入力の手間がかからないのもメリットのひとつです。仕訳ルールの設定や機械学習によって、最適な勘定項目を使って仕訳してくれます。
これまでにも、自動仕訳の機能を持った会計システムはありましたが、従来のシステムは事前に設定された分類をもとに仕訳するため、精度にはやや不安がありました。設定されていないデータや入力不足があった場合に、うまく対応できないのが課題でした。
しかしデータの推測や学習の機能をもったAIの登場により、自動仕訳の精度はさらに高まりました。使えば使うほど学習の練度は高まるため、企業ごとのルールに則って自動的な仕訳が可能です。
また、会計システムとの連携により手入力の手間をさらに減らせるのは、請求書受領代行サービスがもつ重要ポイントのひとつです。既存の会計システムを変更することなく、連携するだけで自動化が可能となります。

インボイス制度や改正電簿法に自動対応
法改正に自動対応できるのも、請求書受領代行サービスがもつ魅力のひとつです。改正電簿法に加え、令和5年10月からスタートするインボイス制度に対応しているサービスも多く提供されています。
制度が改変されるたびに勉強会や研修会を開く手間が省けるとともに、人為的ミスの抑制にもつながります。