請求書を電子化するには？具体的な方法と注意点について解説！
目次
請求書の電子化は電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の施行の影響で、企業に急速に広まっています。さらに政府のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進により、請求書の電子化の流れは加速することでしょう。
従来の紙媒体の請求書を使っていた企業が、新たに請求書の電子化を導入する際に悩むのが、電子請求書システムの選定です。多くのシステムが開発・販売されており、機能や特徴もさまざまなため比較検討に時間がかかる可能性もあります。
またシステムの導入だけでは、業務の効率化は達成できません。そのため、どのようにして効果的に請求書を電子化するか、悩む担当者も多くいることでしょう。
ここでは、請求書の電子化の手法と具体的に効果的な方法、注意点について解説します。請求書の電子化の導入を検討中の方は、参考にしてみてください。
請求書とその電子化とは？
あらゆる企業にとって、請求書はビジネスにおいて不可欠な書類です。ここでは、請求書とは何か、また請求書を電子化する意義について説明します。
請求書とは
請求書とは、取引先とのビジネスのやり取りで発生した商品やサービスの料金を、期日までに支払うことを求める書類です。一般的な商取引でも、商品やサービスの納品が完了後に請求書を発行しなければ、代金が支払われないことがあります。
商品やサービスの代金を正しく受け取るためには、請求書を発行することが大切です。請求書を発行することで、取引先との無用なトラブルも回避できます。また請求される側にも、請求書は「税務調査時の支出の証明」として役に立ちます。
なお、請求書は法的な決まりはなく、書式なども決まっていません。
請求書の電子化とは
請求書の電子化とは「請求書をWeb上で電子データ化して、取引先に届けること」です。
請求書をPDFファイルなどに変換して、請求書ファイルをメールやWebサイト、システムなどで送信します。
最近では、請求書を電子化するクラウドサービスも登場しました。請求書の電子化は、ますます便利に利用しやすくなるでしょう。
請求書の電子化に関する法律
請求書の電子化にもっとも関係がある法律は、電子帳簿保存法があります。電子帳簿保存法は、請求書や領収書などの国税関係帳簿書類の電子化を認める法律です。電子帳簿保存法は、電子化を推進するために改正を続けながら運用されています。
2022年の改正電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類の電子化に必須だった税務署長への事前承認制度は廃止になりました。これを転機に、電子帳簿保存法に対応した国税関係帳簿書類を電子データ化するシステムを採用する企業が増えています。
請求書の電子保存
電子取引で電子データとして受け取った国税関係帳簿書類は、2023年12月末から全企業で印刷などの出力保存が禁止になりました。本来は2022年以降からでしたが、混乱を避けるために2023年12月末まで猶予されています。
請求書電子化のメリット
請求書の電子化により、従来の請求書業務を効率化できます。従来は「請求書を作成→印刷→押印・署名→郵送」といった請求書業務がありました。請求書の電子化は、これら一連の請求書業務の手間を減らせます。
請求書の電子化は、請求書を受け取る取引先にもメリットがあります。請求書を電子データで送付できるため、急ぎで請求書が欲しい場合に便利です。また請求書データがCSVファイル形式ならば、会計システムや経費管理システムなどにデータ移行もできます。
このように、請求書の電子化は多くのメリットがあります。ここでは、請求書電子化のメリットについて紹介します。
請求書電子化のメリット（発行側）
請求書を発行する側では、以下のような請求書電子化のメリットがあります。
・請求書発行業務の効率化
・請求書の再発行や修正に、即時対応できる
・郵送費や資材費などのコスト削減
上記メリットを個別に解説します。
・請求書発行業務の効率化
紙媒体の請求書発行業務は、以下のような業務の流れになります。
1. 紙と封筒を用意する
2. 紙に印刷をして、請求書を作成
3. 請求書を封筒に入れる（入れ間違いがないように、チェックする）
4. 切手を貼る
5. 郵便局に持ち込む
請求書を電子化すれば、これらの請求書発行業務が大幅に効率化できます。請求書を電子化して、請求書管理システムにアップロードすれば、取引先に請求書を発行できます。
・請求書の再発行や修正に、即時対応できる
紙媒体の請求書は、再発行や修正に手間がかかるデメリットがあります。請求書を電子化すれば、このような手間が省けて即時対応できるメリットがあります。
また手間が省けることで、人件費のコスト削減にもつながります。
・郵送費や資材費などのコスト削減
紙媒体の請求書発行業務は、多くの手間がかかります。請求書の量によっては、発行業務に忙殺されてしまうこともありえます。業務量や業務時間が増えることで、追加の人件費も増えてしまいます。また請求書の用紙や封筒などの資材費や印刷代、郵送費などのコストもかかります。
請求書の電子化は、これらのコストの問題を解消します。発行する請求書の量が多い企業では、コスト削減のメリットは大きくなることでしょう。
請求書電子化のメリット（受取側）
請求書を受け取る側では、以下のような請求書電子化のメリットがあります。
- 請求書を発行日の当日に受け取れる
- 過去の請求書をすぐに参照できる
- 電子帳簿保存法やインボイス制度への対応
上記メリットを個別に解説します。
・請求書を発行日の当日に受け取れる
請求書の電子化で、受け取り側は請求書をメール形式またはダウンロード形式で受け取ります。そのため、請求書が発行された当日に請求書データを受け取ることができます。
郵送では、都合で請求書を今すぐに欲しいという要望を叶えることは難しいです。その点、電子化された請求書なら即日で受け取り可能です。
・過去の請求書をすぐに参照できる
電子化された請求書は、紙媒体の請求書と違い、保管スペースが不要です。また請求書に付随する書類のデータも、いっしょに保管できるメリットもあります。
過去の請求書もすぐに検索できるため、紙媒体の請求書のようにキャビネットから探すような手間がありません。そのため、業務の効率化が進みます。
・電子帳簿保存法やインボイス制度への対応
電子帳簿保存法では、電子取引で電子データとして受け取った国税関係帳簿書類を印刷して保存することを禁止しています（令和4年1月1日から令和5年12月31日までの2年間の猶予期間あり）。またインボイス制度では、所定の記載要件を満たした適格請求書（インボイス）の発行と保存を義務化しています。
インボイス制度では、インボイスを発行したあとに保存をしなくてはいけません。この保存の際に、インボイスを電子化して保存もできます。この場合は、電子帳簿保存法に留意する必要があります。
インボイスを電子化することで、データ入力の手間が減ります。さまざまな人為的なミスを減らすことも可能です。インボイスに電子署名をすることで、データの改ざんがないことを証明できます。またインボイスのデータを、会計システムに移行できるメリットもあります。
請求書電子化の注意点
請求書を電子化するにあたって、いくつかの注意点があります。ここでは請求書電子化を導入する前に、注意すべきポイントについて説明します。
取引先の確認
請求書電子化の導入が決まった際には、取引先に請求書の電子化をする旨を説明する必要があります。取引先によっては、請求書の電子化に対応しておらず、請求書の郵送を希望するケースもあるでしょう。また取引先が電子化された請求書に、正しく対応できるか確認も重要です。
取引先の全社が請求書の電子化に対応するのは、現実的ではありません。７～８割の取引先が電子化するくらいが現実的なラインです。それでも業務の７～８割は効率化するので、請求書電子化のメリットはあります。
システムが電子帳簿保存法に対応しているか
請求書電子化にあたって、請求書電子化のシステムが電子帳簿保存法に対応しているか、確認をする必要があります。電子帳簿保存法に対応したシステムならば、請求書データの改ざんなどの不正リスクを防げます。また法改正があっても、システム側で対応ができます。
請求書電子化の具体的な方法
請求書電子化の具体的な方法として、以下の2つの方法を紹介します。
請求書データをPDF化して、メール送付する
WordやExcelで作ったデータをPDFファイル形式に変換することで、請求書の電子化はできます。PDFファイルに変換するには、Adobe社のPDF編集ソフトAcrobatなどを使うといいでしょう。その後はPDFファイル化された請求書を、取引先にメール送付します。
この方法では、PDFファイルに変換するまで工程が多く、手間がかかるデメリットがあります。またセキュリティ対策上もリスクがあるといえます。
請求書電子化システムを使う
請求書電子化システムを使って請求書を電子化することが、一般的でありベストな方法といえます。請求書電子化システムであれば、請求書をオンライン上で発行して、取引先は請求書ファイルをダウンロードする形式になります。
請求書電子化システムを利用することで、PDFファイルへの変換などの手間が省けます。そのため、請求書発行業務の効率化が進みます。
また電子署名やタイムスタンプ機能により、請求書が改ざんされることなく、請求書データに法的効力を持たせることが可能です。また高度なセキュリティ対策が施されており、安心して利用できるメリットがあります。
請求書電子化システム選定の注意点
請求書電子化システムを選ぶ際に、注意するポイントがあります。ここでは、請求書電子化選定の注意点を紹介します。
既存のシステムと連携が可能であるか
請求書電子化システムが現在社内で使っているシステムと、連携可能か確認することは重要です。連携ができない場合、システム導入のコストをムダにしてしまうリスクがあります。
そのため事前に既存のシステムと連携が可能か、データのファイル形式や連携方法などを選定時に確認しましょう。
自動化できる範囲を確認する
請求書電子化システムが、どこまで自動化できるかも重要な要素です。そのためには、自社でどの業務を自動化したいかを確認します。自動化したい業務を洗い出すことで、システム導入による業務効率化が進みます。
請求書発行の関連業務に対応しているか
請求書自動化システムを選定する際には、システムが請求書発行の関連業務に対応しているかも調べましょう。請求書発行の業務には、入金管理や経費管理などの関連業務が発生します。これらの関連業務に請求書電子化システムが対応することで、システム導入の追加コストを減らす可能性もあります。
同業他社での実績
同業他社の請求書自動化システムの導入実績を、システムの選定に役立てるのもいいでしょう。導入実績を確認するには、導入検討している請求書自動化システムの公式Webサイトを見ることがおすすめです。Webサイトには、システムの導入実績が掲載されているケースがあります。自社と同じ業界の企業の導入実績があれば、導入後の運用イメージもしやすくなります。
まとめ
この記事では、請求書の電子化について、具体的な方法と注意すべきポイントについて解説しました。請求書の電子化には、請求書発行業務の効率化やコスト削減などのメリットがあります。また電子帳簿保存法やインボイス制度に対応することも重要です。
請求書を電子化するには、システムを導入することがベストな方法です。この機会に請求書管理システムの導入をご検討ください。
