請求書の発行は、毎月発生する手間がかかる作業です。企業にとって、商品やサービスを納入したら、必ず請求書の発行が必要になりますが、請求書の発行が遅れてしまうと取引先に迷惑がかかってしまいます。また請求書の記入漏れや記入間違いがあると、商品・サービスの代金が未回収になるリスクもあります。

請求書を取引先に届けるまでは、複数の工程を行わなくてはなりません。請求書の発行枚数が増えるほど、請求書発行の作業時間は増加していきます。請求書の発行枚数が多い企業では、すべての工程を自社で行うのは非効率といえます。そのため、請求書の発行作業のアウトソーシングを導入する企業も増えています。

この記事では、請求書発行のアウトソーシングについて解説します。請求書の量が多く、請求書発行のアウトソーシングを検討中の方は、ぜひともご覧ください。

請求書発行の作業フロー

請求書の発行作業は、複数の工程があります。ここでは請求書を発行するために、どのような工程があるかを紹介していきます。

請求書発行の流れ

請求の種類と金額の確定
請求の種類が、締め請求か都度請求であるかを確定します。締め請求では、取引先と事前に決めた締め日を基準に取引金額を集計します。毎月継続的に取引がある場合は、締め請求を選択されることが一般的です。都度請求では、商品やサービスを納入するたびに請求をします。また締め請求と都度請求では、請求金額の集計方法も異なります。請求の種類と請求金額の確定は、請求書の根幹になる工程です。
データ入力
Excelや販売管理システムに、請求金額や商品名・サービス名、取引先情報などのデータを入力します。入力したデータにミスがないように、データ入力担当者は細心の注意を払います。データ入力担当者にとっては、ストレスの高い工程です。
請求書データの作成
請求書のフォーマットに、請求内容、請求金額、取引年月日などの項目を入力して請求書を作成します。
承認
完成した請求書データは、社内での承認が必要です。社内の承認が遅れて、請求書発行に時間がかかる企業も多くあります。
印刷
請求書データを印刷します。印刷した請求書すべてに、押印をしていきます。発行した請求書の枚数により、印刷や押印の手間が増加します。
請求書の封入
印刷した請求書を封筒に封入します。封入後は、封筒に宛名ラベルを貼ります。宛名ラベルの貼り間違いが、ないように注意が必要です。宛名ラベルの貼り間違いは、会社の信用を落とすリスクがあります。
郵送
請求書が入った封筒を郵便局に持ち込み、郵送します。

請求書の発行には、少なくとも7つの工程があります。実際には企業により、さらに細かい工程が発生することもあります。発行する請求書の枚数が多ければ、それに比例して多くの手間と時間がかかります。メインの業務をやりながら、請求書の発行業務を行うことは、担当者に多くの負担がかかります。

請求書発行の課題

請求書の発行は、多くの手間や時間、コストがかかります。数十件程度の請求書ならば手作業で、ある程度は対応可能でしょう。しかし数百件以上の請求書の枚数になると、工程数やコストも膨大になります。そのような状況で請求書発行を手作業で行うことは、非効率的な作業になります。

請求書発行の課題は、以下のようなものがあります。

記入ミス
請求金額や支払い期日などの項目は、記入間違いがないように、細心の注意を払って作業しなくてはいけません。請求書の発行担当者にとっては、ストレスが大きい業務になります。請求書の内容にミスがあった場合、請求書の修正の工程と追加の発行コストがかかります。再発行をした結果、取引先の締め日を過ぎてしまうと、迷惑をかけてしまい信用を落とすことになります。
押印の手間
印刷した請求書に1枚1枚と押印することは、非常に手間がかかる作業です。数百枚の請求書に押印をし続けるには、多くの時間がかかります。企業によっては、1日を押印だけに使ってしまう従業員がいるケースもあります。このような状況は、人件費のムダを発生させることでしょう。
請求書の誤配
人為的なミスで、請求書を別の取引先に送ってしまう問題もあります。請求書の誤配は、取引先の情報漏えいにつながるリスクがあります。このようなことが発覚すると、取引先から取引の停止を求められる可能性もあります。企業が積み上げてきた信用を失墜させるリスクもあるため、請求書の誤配は絶対に起きてはならないミスです。
請求書管理の手間
印刷した請求書の控えを、ファイリングする手間がかかることも問題です。数百枚以上の請求書を、取引先ごとにファイリングをするには膨大な時間がかかります。そのため、専任の担当者を置かなくては業務が進まない可能性もあります。
封入・切手・宛名ラベルの手間
請求書の発行には、請求書の封入・切手を貼る・宛名ラベルを貼るといった工程があります。数百枚以上の請求書に、手作業でこの工程を行うのは、非常に手間と時間がかかります。
進捗状況の確認
請求書の発行業務の進捗状況が、担当者しかわからない点も問題です。請求書の発行工程がどの段階なのかが、担当者以外でも客観的にわかることが望ましいです。
取引件数の増加による、担当者の負担
取引件数が増加することで、請求書の枚数は増加します。それに比例して、担当者の作業も増加してしまいます。そのため、肉体的にも精神的にも負担が大きくなることでしょう。

このように請求書の発行は、多くの手間と時間がかかります。請求書の発行は「利益を出さないルーチンワーク」といえます。請求書の発行の手間が、メインの業務に悪影響を与えていては本末転倒です。企業によっては、経理部門だけでは人員が足りず、他の部門が請求書発行の応援に駆り出されるケースもあります。

本来の業務に集中できるようにするためにも、請求書の発行を効率化する必要があります。

請求書発行のアウトソーシング方法

請求書発行を効率化するには、請求書発行をアウトソーシングすることがいいでしょう。ここでは、どのようにして請求書発行をアウトソーシングするのか紹介します。

アウトソーシングのメリット

請求書発行をアウトソーシングすることで、次のようなメリットがあります。

請求書発行業務の効率化

手間がかかる請求書発行の業務をアウトソーシングできれば、請求書発行業務の大幅な効率化が可能です。アウトソーシング先に、請求書データをCSVファイルで送信もしくは、フォーマットに必要事項を入力するだけで請求書発行ができます。印刷、封入、郵送の業務も自社でやることなく、請求書発行の完了を待つだけです。

またアウトソーシング先とのやりとりは、メールかWebサイト経由でできます。そのため、時間や場所に縛られずに請求書発行の業務が可能です。

人為的なミスを防ぐことが可能

手作業での請求書発行は、人為的なミスが発生することを避けることはできません。自社の担当者が請求金額を電卓で計算したり、数字や文字をフォーマットに転記などをしていると、細心の注意を払ってもミスが起きます。

また宛名ラベルの貼り間違いや、封筒への入れ間違いなども起きます。確認ミスで取り返しがつかないトラブルに、巻き込まれる可能性もあります。

請求書発行のアウトソーシングでは、請求書発行の工程の多くを自動システム化しています。そのため、人為的なミスが発生する可能性は低いといえます。アウトソーシング先の業者が、送られてきた請求データを加工することはありません。委託する請求データに間違いがなければ、ミスが発生する心配はないでしょう。

メインの業務に集中できる

前述したように、請求書発行は煩雑な工程が多く、時間もかかります。請求書発行業務が多すぎて、本来やるべき業務に支障が出るケースも多くあります。請求書発行をアウトソーシングすることで、これらの手間と時間がかかる業務から解放されます。また担当者の体力的・精神的な負担も軽くなる効果も期待できます。

本来やるべきメインの業務に集中することで、企業の成長と発展のスピートは加速することでしょう。

請求書発行をアウトソーシングする方法

手間や時間、コストがかかる請求書発行を、アウトソーシングするには以下のような方法があります。

請求書発行システムを利用する

代行業者、経理事務所に依頼をする

請求書発行システムを利用する

請求書発行システムは、請求書を電子化して発行するシステムです。請求書発行の業務をすべてオンライン上で行うため、請求書の封入・切手を貼る・宛名ラベルを貼るといった工程は発生しません。また請求書を発行した当日に、取引先にメールやダウンロード形式で送信可能です。また修正があった場合も、即時対応ができます。

請求書発行システムは、請求書発行にあった多くの工程の課題を解決してくれます。そのため請求書発行システムを請求書発行のアウトソーシングとして、利用する企業は今後増加することでしょう。

代行業者、経理事務所に依頼をする

代行業者、経理事務所への依頼は、従来のアウトソーシング方法です。代行業者、経理事務所に請求データを渡して、請求書の印刷・封入・郵送を依頼します。業者によりコストが変わるため、事前確認が必要です。また急な対応が難しい場合も業者によって考えられます。

まとめ

この記事では、請求書発行のアウトソーシングについて解説しました。請求書発行は、煩雑で手間がかかる工程が多く、時間もかかる業務です。そのため、請求書発行業務が本来やるべき業務を圧迫することもあります。本来やるべき業務に集中するためにも、請求書発行をアウトソーシングして、効率化することが重要です。請求書発行のアウトソーシングでは、請求書発行システムが企業に活用されています。