領収書を電子保存してもいいの？電子化の方法や注意点について解説

 領収書の電子化において以下のケースで注意すべきポイントがあります。 

1. 紙の領収書を授受した場合 

2. データで領収書を授受した場合 

1. 紙の領収書を授受した場合は、受領した日から最長２ヵ月と７日の間にスキャンを行う必要があります。自社の業務サイクルに合わせた締切日に処理しなければなりません。もしスキャンの起源が過ぎた場合は、データと紙の領収書の両方を保存する義務が発生します。また、スキャナ保存を行った画像には、非改ざん性を証明するために、タイムスタンプを付与しなければなりません。ただし、画像データの変更が明らかに不可能な場合は、タイムスタンプの付与は義務付けられていません。しかし、電子帳簿保存法の要件に適していない場合は、紙の領収書が必要になるので、破棄しないように気をつけましょう。 

2. データで領収書を授受した場合は、電子取引の要件を満たす必要があります。電子取引において紙による保存が禁止になり、システムを導入しているすべての企業に対して電子データ保存が義務付けられています。電子取引の要件として、システムの取扱説明書の常備、データの確認に必要なディスプレイ、検索機能の確保、タイムスタンプによる真実性を担保があります。特に検索機能の確保では、取引年月日や取引金額など主要な項目を検索条件として設定できる機能、範囲指定で検索できる機能、２つ以上の条件で検索できる機能が必要です。膨大な量のデータを取り扱う際に、必要なデータを速やかに参照できることが求められます。 

領収書の電子化のメリットとは 

領収書の電子化を行うメリットは以下のとおりです。 

1. 保管場所の削減 

2. 管理工数の節約 

3. コストの削減 

4. 紛失による情報漏洩の防止 

1. 領収書は、法人税法の規定で７年間の保管が義務付けられていますが、保管場所の確保に悩む企業も少なくはありません。従来の保管方法では、ファイリングで領収書を整理したあとに保管場所が必要です。しかし、領収書を電子データ化で保存することで現物保管のための場所が不要になります。また、紙の領収書は劣化する可能性があるため、詳細の確認や誤って破棄するリスクもあります。保管場所の確保のためにレンタル倉庫を借りる必要もないので、コスト削減が期待できるでしょう。 

2. 領収書をファイリングで保管している場合は、参照したい領収書を見つけるまでに時間と手間がかかるため、本来すべき業務に集中ができない担当者も少なくはありません。しかし、領収書を電子化すると、検索機能で素早く必要なデータを見つけられます。自分のデスクから保管場所まで行く労力と時間を削減することで、他の業務に集中できます。保存する際に、あらかじめデータの名前の付け方にルールを定めて保存しておくといいでしょう。 

3. 電子化を行った領収書は、紙の出力が不要になるため、用紙代やインク代の節約ができます。また、メールのファイルに領収書のデータを添付することで、郵送代や収入印紙代が不要になります。従来は領収書１枚あたりに印紙の貼付が必要ですが、積み重ねれば大きな出費です。郵送の手続きのために郵便局まで足を運ぶ手間が省けるメリットは大きいでしょう。 

4. 領収書を電子化すると、パスワードの設定や閲覧の権限を制限できるため、情報流出の心配がありません。サイズが小さい領収書の場合は、紛失すると探し出すのが大変です。しかし、領収書を電子データとして保存することで、ハードディスクを削除しない限り、領収書のデータは残り続けます。領収書の劣化や破損のリスクも解消できるでしょう。