請求書管理を脱エクセル！請求書管理システムについて解説
目次
請求書は発行義務はありませんが、取引および料金や代金の請求を行ったことの証拠とできる書類です。このため、商習慣として普及しています。また、発行された請求書は税務における証明書類としても利用するため、保管、管理が必須となります。
請求書を受け取った側としても、料金・代金の支払を行わなければならないことを示す文書として業務上重要な役割を果たしています。例えば、会社員として働いており、業務上で外部業者を使って業務を発注した場合には、請求書や受領書が社内での建て替え精算申請に必要となることが一般的です。請求書の発行漏れや記載誤りがあれば、取引上のトラブルにつながりかねません。
ビジネスを成立させるうえで、請求書とその管理が必要なことは明確です。しかし、請求書管理をどの様に行うかといったルールは公的に定められているわけではなく、企業によっては管理業務が最適でなく、無駄が発生しているケースも見うけられます。
そんな請求書の管理ですが、管理台帳にはエクセルを利用していることが多く、請求書の発行にも利用しているケースも多々あります。しかし、請求書管理をエクセルで行うことには問題もあります。管理台帳と請求書本体への二重の記載による業務負荷、人間の作業による記載ミス、発行漏れ、セキュリティ上の問題など多くのリスクが潜んでいるのです。
エクセルによる管理を脱し、請求書管理業務を効率的に行う方法として、請求書管理システムを活用する方法があげられます。本記事では請求書管理業務の概要、エクセルでの請求書管理と問題点、請求書管理システムによる管理とメリットについて紹介します。
請求書管理の業務内容とは？
請求書発行、請求書受領を管理する方法として一般的なのは、請求書管理業務についてルールと仕組みを定めて、各担当者がルールに従って運用することです。部署やチームなど一定の単位でまとめて行うことで、ある程度の業務の効率化を図ることも可能となります。従業員がバラバラに管理することも不可能ではありませんが、期末などのタイミングで集計作業などが発生するため非効率的です。
下記の3つにより請求書管理業務を定義します。
・企業内や所属組織単位での請求書に関する大まかな方針の策定
・請求書管理表などの請求書の情報を管理する仕組み
・請求書に関する関係者の業務フローを作成する
具体的な内容について記載します。
請求書管理のための大まかな方針
請求書を管理する場合、まずはおおまかなルールを定めることが重要です。以下の点を定め、関連する担当者に周知しておきます。また、請求書は取引相手から受領する支払のための管理と、取引相手に支払を促す発行のための管理の両者が必要となります。
請求書の受領
・適用範囲
会社全体、チーム、部署、事業所など請求書を管理する範囲を定めます。
・受領した請求書は台帳を作って管理する（請求書受領管理表）
エクセルで管理する場合には、ファイル名やファイルの配置先
・受領した請求書管理の担当者、決裁者
・請求書受領時の手続き手順
請求書を受領した従業員が、請求書受領管理表に記帳し、請求書は管理担当者に提出するなど
・受領した請求書管理担当者の定期的業務
作業タイミング（締め日）と受領した請求書への支払業務
・決裁の流れ
・支払完了の記帳
・定期的なチェック
業務担当者、管理担当者、総務部など
請求書の発行
・適用範囲
・請求書を発行する取引について台帳に記載して管理する（請求書発行管理表）
・請求書発行管理の担当者
・請求書のフォーマット
・請求が発生する場合の作業手順
・請求書発行管理者の業務手順
請求書管理表
請求書の管理表は利便性を考慮して電子データとして扱うことが一般的です。システムを導入していない場合には、Microsoft社の表計算ソフトであるExcel（エクセル）で管理しているケースが多いでしょう。
一般的に請求書管理表に必要となる項目には、下記があげられます。組織や業務上必要な場合には、適宜項目を追加します。
請求書管理表（受領）
・取引相手
・支払予定日
・科目（摘要。会計上の勘定科目）
・支払方法
・支払先口座
・支払金額
・支払手数料
・支払の状態（未完了か、完了済みかのチェック）
・支払条件
また、取引形態により支払条件が存在する場合もあります。この場合は、条件も管理しておきましょう。
請求書管理表（発行）
・取引先名称
・取引先住所、連絡先
・請求日
・振込期日
・請求名目
・請求詳細
・請求金額
・請求手数料
・請求の状況
（支払の確認状況を管理する項目）
・支払条件
請求書管理業務の業務フロー
定めたルールに沿って業務を実行するために、業務フロー（仕事の流れ）を定めておきます。「いつ、誰が、何をするか」をルールと対にして用意しておきましょう。請求書の受領、発行業務に関連する各担当者分の業務フローが必要です。
業務フローの記述に関しては、文章での記載やフローチャートなどの手法があります。記載者と作業の実施者の間で認識にずれがない資料にしましょう。
請求書の受領
●請求書を受領した業務担当者
請求書を受領し次第、請求書受領管理表に記帳する。
請求書の原本は請求書管理者に提出する。
（記帳は受領した請求書管理者が行うケースも考えられる）
●請求書管理者
定期的業務として請求書管理表をチェックする。
未完了で支払可能な請求書があれば支払手続きを行う。
支払手続きを行う際に必要があれば上司の決裁を仰ぐ。
●決裁権限を持つ上司
請求書に記載された支払に決裁が必要な場合は決裁を行う。
●経理担当者、予算管理者、監査担当
定期的に支払内容のチェックを行う。
部署などの単位、月などの期間、取引先などでまとめての確認も随時実施する。
請求書の発行
●請求が発生した業務担当者
請求書発行管理表に記載する。
（受注管理などの他システムでの入力を連携する場合や、請求書発行管理者に依頼して管理表に記載してもらうケースもありえる）
●請求書発行管理者
定期的に請求書発行管理表を確認する。
記載者のない定期的な請求があれば（例えば賃料の請求など）、その記載も実施する。
請求書発行が必要な場合、請求書の発行、発送、記帳を行う。
定期的に入金の確認と記帳を行う。
●経理担当者、監査担当
定期的に請求内容、入金情報の確認を行う。
部署などの単位、月などの期間、取引先などでまとめての確認も随時実施する。
請求書の期日を過ぎて入金のない請求書があれば、督促を行う。
請求書のエクセル管理の問題点
エクセルによる請求書管理表を利用した請求書の受領および発行の管理は、業務関係者がルールに従って運用を続けられれば、滞りなく請求書に関する業務を実施することが可能です。しかし、手間やリスクが存在する方法でもあります。
エクセルで請求書管理を行った場合に発生しうる問題、そして注意が必要な情報セキュリティ上のリスクについて解説します。
請求書のエクセル管理で発生しうる問題とは
請求書の管理業務をエクセルを利用して行った場合、下記にあげる問題が発生することが考えられます。
ファイルの保存先に関する問題
エクセルによる管理では、電子的なデータとして管理表をどの様に保持するかが一つの課題となります。
一つの方法は請求書の管理者のパソコン上に管理表を保存する方式です。この場合、請求書の受領や発行への依頼が発生するたびに、管理者は管理表への記帳対応をしなくてはなりません。
また、管理表をクラウドサービスやネットワーク接続により共有ファイルとする方式もあります。この場合は関係者が都度記入を行います。しかし、記入のバッティングや重複などが発生しえます。さらに、後述する情報セキュリティの観点でもリスクが存在しています。
人間の作業ミス
エクセルによる管理を行った場合、台帳への記入や更新は人間の作業によって実現されます。人による作業はどんなに注意しても下記のようなミスが起こり得るものです。
・受領した請求書の入力漏れ
・請求書発行依頼の入力漏れ
・台帳への項目入力漏れ、誤り
・入力の重複
・間違って他のデータを消してしまう
・請求書の支払期限の確認漏れ
・間違えてファイルを削除してしまったら、被害は甚大
・支払作業（振り込みなど）手続きの誤り
業務の属人化
エクセルファイルは独自にカスタマイズすることが可能で、利便性を高めることができます。しかし、メンテナンスは作成者しかできない場合もあり、業務の属人化にもつながってしまいます。
情報セキュリティ面でのエクセル管理の課題
請求書の管理のための一覧が入力されたエクセルファイルは、企業にとって機密性の高い重要な情報です。内容によってはビジネス上重要性の高い内容も記載されるため、外部への漏洩は大きな問題となります。もし、悪意あるユーザーにより請求書管理表が外部に持ち出された場合には、大規模な情報流出となり管理者の責任が問われる問題となるでしょう。
政府による情報関連事業を受託している独立行政法人情報処理推進機構（IPA）の調査報告「企業における営業秘密管理に関する実態調査2020」によると、営業情報の漏えいルートに占める「中途退職者による漏えい」は36.3%にのぼりました。「現職従業員による金銭目的等の具体的な目的を持った漏えい」の7.6%とあわせて、全体の40%以上が内部の犯行によるものです。
エクセルで請求書の情報を管理した場合、情報を集めて扱っているだけに、ファイルの持ち出しによって簡単に情報漏洩が発生してしまいます。情報セキュリティはルールや人手による対策ではコストがかかってしまうため、可能であれば仕組み上で請求書管理資料の持ち出しができないように制限して問題発生の可能性を無くしておきたいところです。
請求書管理システムとは？
エクセルによる請求書管理の諸問題の有効な解決策としてあげられるのが「請求書管理システム」を導入・活用することです。請求書管理システムでは、諸問題を解決するとともに、請求書管理業務の効率を高める効果もあります。
請求書管理システムの特徴
請求書管理システムではネットワーク上（クラウド）に受領した請求書の情報と、請求書発行に関する情報、そしてそれらに関する状況を一元管理する仕組みです。特徴として、下記の点があげられます。
・請求書に関する情報をまとめて一元管理できる
・ユーザーはブラウザやアプリからネットワークを通じて受領した請求書情報、請求書を発行したい情報の登録、更新、参照を行う
・請求書の受領もオンラインで実施可能（取引相手も電子データ化などに対応している場合）
・請求書の発行もオンラインで実施可能。電子データとして作成し、メールによる送付や印刷も制御可能
・複数人で同時に請求書に関する情報を記入、参照することができる
・請求書に対する業務の進捗状況をリアルタイムで確認可能
請求書管理システムのメリット
請求書管理システムを導入して管理を行った場合、エクセルで管理した場合と比べると、下記のメリットがあげられます。
請求書の管理にシステムを導入し、自動化・効率化を図ることはDX実現のステップの一つでもあります。
請求書の受領、発行の管理に共通のメリット
・作業精度向上
入力補完や値のチェックを行うことにより、記載ミスを削減
・作業の効率化
取引先情報の登録や請求書情報のコピーにより作業時間を削減
・情報の集計も簡単
取引先や月ごとなど管理業務で活躍
・テレワークでの活用
場所を選ばず、社外からも利用できる
・請求書情報へのアクセス制限が可能
利用者を限定し、情報漏洩を防ぐ
・請求書への対応状況をリアルタイムで一元管理できる
情報の散らばりや集計作業が不要となります
受領した請求書の管理におけるメリット
・オンラインでの受領に対応
請求書の受領、台帳への記載はすべてオンラインで実施
・オンラインでの支払完結
請求書の情報を入力し、振込作業までも自動化
・漏れ、誤りを防げる
支払手続きにおける人間のミスを防げる
請求書発行管理におけるメリット
・オンラインで請求書の発行、送付までを完結
取引先のペーパーレス化への対応も
・社内の他システムと連携することで請求情報入力の自動化
受注管理と連携することで受注から請求書発行までを繋ぐことが可能
・定周期の請求業務もスケジューリングして自動化
毎週、毎月など定期的に実行する請求も登録しておける
最後に
今も多くの職場で、請求書の授受と管理にはエクセルが利用されてます。しかし、そこには誤記や支払期限の超過などの人間の作業ミス、情報セキュリティ上のもろさなどの大きな問題が存在します。
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