請求書発行システムは何ができるの？メリットや安全性について解説

電帳法の施行やインボイス制度の実施が間近に迫り、業務効率化のためにも請求書発行システムを検討している企業も多いかと思います。しかしながら、その仕組みや使い方がわからず導入に躊躇いがあるケースもあるのではないでしょうか。この記事では、請求書発行システムの仕組みやメリットについて解説します。

請求書発行業務とは

請求書発行業務とは、提供した商品やサービスの代金を請求・回収するために必要な業務のことです。
請求書発行業務の例は、次のとおりです。

• 作成
• 送付
• 保管
• システム連携

一般企業では、経理担当や業務スタッフが対応するケースが多いでしょう。請求書発行業務は取引のたびに発生することから、ルーティンワークの性質を持っています。しかし、業務効率化には課題が多く、手作業での業務が続いている会社も多くみられます。

請求書発行システムとは

請求書発行システムとは、請求書発行に関する業務を自動化するシステムを指します。
まずは、いままでの請求書発行に必要な流れを見てみましょう。

• Excelに手作業で請求書を作成
• 手作業で封入・郵送
• PDF化してメールに添付
• 資料を指定のフォルダに保管

上記のとおり、請求書発行業務は担当者がひとつひとつを手作業で行い、手間と時間がかかっています。そのほか情報共有やコスト面で、請求書発行の方法には改善の余地が多く残っていました。
この課題を解決するのが、請求書発行システムです。
請求書発行システムを利用すれば、先述した現在の業務フローがすべて自動で完結します。

• 作成
• 送付
• 保管
• システム連携

時間がかかっていた作業をまとめて解決できるため、作業別に業務削減に取り組むよりも簡単に効率化が図れるのがメリットです。
ここからは、請求書発行システムの種類について解説します。
請求書発行システムにはふたつの種類があります。

• クラウド型
• オンプレミス型

それぞれの比較表は、以下のとおりです。

オンプレミス型は自社のシステムに手を加えるため、導入の難易度が高いといえます。データの引き継ぎにエラー対応が発生した場合は、取引先に迷惑をかけてしまう恐れも少なくありません。そこで、近年はクラウド型の請求書発行システムを利用する会社が増加中です。
クラウド型のように、クラウドサーバーにあるソフトウェアをインターネット経由で利用するサービスを「SaaS」と呼びます。
クラウド型の請求書発行システムには、安全性に不安がある方もいるかもしれません。しかし、多くの請求書発行システムには強固なセキュリティが施されており、個人情報を厳重に管理しています。
現在サービスを展開するクラウド型の請求書発行システムでは、一般的に次のセキュリティ対策に力を入れています。

• 不正アクセスの防止
• アクセスログの管理
• 通信の暗号化
• データのバックアップを実施
• 不要なサービス・アカウントの削除
• ハードウェア機器の障害対策
• 災害や不審者侵入などに対するデータセンターの物理的な対策

近年では、膨大な個人情報と記録データを扱う医療業界でもSaaSの導入事例が増えています。カルテ情報をクラウド上で一元管理できる利便性に加えて、SaaSのセキュリティ向上も普及した要因のひとつです。
そして請求書発行システムは、請求書業務の効率化を目指す企業にとっての強い味方といえます。

請求書発行システムのメリット

ここからは、請求書発行システムのメリットを以下の5つで解説します。

• 請求書作成の効率化
• クラウド上で一元管理できる
• 対応がスピーディになる
• 請求コストを削減できる
• インボイス制度への対応が簡単になる

順番にみていきましょう。

請求書作成の効率化

請求書発行システムは、あらゆる請求書の発行業務を効率化します。
従来の請求書業務は、すべて手作業でした。印刷・封入・郵送・控えの事務作業は、取引のたびに必ず発生します。ルーティンワークでありながら業務改善は進んでおらず、マンパワーで対応しているのが実情です。そのため、請求書業務の担当者には大きな負担がかかっています。
具体的に、請求書業務で起きている担当者の負担には以下の例があります。

• 月末や締日の直前になって、請求書発行の依頼が一気に増加する
• 取引先からの要請で、締日間際になって請求書が必要になる
• 請求書対応のために、担当者が休みを取りづらい状況になる

請求書発行システムで業務を代替できれば、上記の負担は一気に軽減可能です。マンパワーで対応していた業務はなくなり、担当者が別の業務に集中したり、しっかりと休みを取れる環境が整います。

クラウド上で一元管理できる

情報をクラウド上の一元管理に切り替えると、情報共有がとても簡単にできます。
たとえば、請求書発行の担当者が急に異動になったとしましょう。新任者は過去の請求書データを引き継がなくてはなりません。しかし、前任者が持つ複数のファイルをひとつひとつ引き継ぐのは、時間と手間がかかります。
クラウド型であればすべての情報を一元管理しているため、データの引き継ぎが容易です。また、担当者以外が請求書の管理にアクセスしたい時でも、クラウド上に必要なデータが揃っていて探す手間が省けるのもメリットといえます。

対応がスピーディになる

請求書発行システムの導入は、業務対応のスピードアップにもメリットがあります。
取引件数が多くなるほど、枚数が増えていくのが請求書の特徴です。なかには請求書に不備があり、再発行が必要になるケースもあるでしょう。紙の請求書の場合、いちから入力をした後に郵送となるため、対応に時間がかかるのが難点です。
しかし請求書発行システムなら、元のデータをコピーして該当箇所だけを修正し、すぐに新しい請求書を発行できます。対応のスピードアップによって、取引先から信頼を獲得できる可能性も高まります。

請求書コストを削減できる

ペーパーレスで請求書を発行できると、コストカットを簡単に実現できます。これまでにかかっていた請求書発行業務の例は、次のとおりです。

• 紙代
• 印刷代
• 封筒代
• 郵送代

ひとつひとつの金額は小さくても、年間を通してみると請求書業務のコストは決して少なくありません。コストカットが実現すれば、浮いたお金は他の予算に回せるようになります。

インボイス制度への対応が簡単になる

請求書は、日々変更される法律や制度に対応しなければなりません。そのなかのひとつが「インボイス制度」です。新しいルールが導入されると、対応するための勉強会や研修が別途必要になるでしょう。慣れないうちは、自然に人為的なミスも増えてしまいます。
請求書発行システムなら、適格請求書のルールに則った請求書を自動発行できます。そのため、チェックの手間を一気にカットでき、業務効率の向上が可能です。また、監査が入ったとしても、人為的なミスで指摘を受けることはなくなるでしょう。
さらにインボイス制度に限らず、改正電帳法にも対応した請求書の保存が可能です。新制度への対応に苦労している会社は、請求書発行システムの導入がおすすめです。

まとめ

請求書発行システムは、これまで手作業で行ってきた業務を自動的に完結できるツールです。クラウド型であれば導入も簡単で、コストも安く抑えられます。この機会にぜひご検討ください。