賃貸借契約書

単なる書類管理システムでは実現できないPro-Sign賃貸借契約書管理の魅力とは

アイキャッチ画像
目次

店舗や営業所など、賃借物件の多い企業様では、賃貸借契約書の管理方法について非常に困っておられます。基本的には書面に印鑑捺印で契約締結した賃貸借契約書は、本社の法務部の棚、もしくは書類室などに大切に保管されていると思いますが、紙であるが故に下記のような悩みが多くあります。

1)検索できない
 どこにどんな書類があるか、しかもその書類の中にはどのような記載があるかは、すべて探して中身を見なければ把握できません。

2)手元にないと確認することができない
 本社の棚や書類室に行かなければ、契約書の中身を知ることができません。遠隔地から契約内容を把握するためには、本社に電話し、中身を教えてもらう必要があります。

3)期限を失念してしまう
 期限があるものを把握できておらず、契約期限切れを起こしたり、改定交渉の機会を損ねたりすることがあります。

契約書管理


そこで、先進的な企業様では、まずはデジタルで管理しようと判断され、文書管理システムや書類管理のWebサービスを導入されておられるケースがあります。もちろん書面のまま棚に管理するよりはよほど使い勝手もよく、リスクも減らすことができるのですが、単なる書類管理システムですと、結局は画像の書類を開け、1文字1文字確認する必要があります。そのため、契約更新の期限や賃料改定の期限を自動的に把握することができず、やはり多くの抜け漏れが発生してしまっておられます。

また日々店舗に起こったことや賃貸人とのコミュニケーション内容などを書き溜めることで、本来は今後の賃料交渉や更新もしくは撤退時の条件相談などを優位にすすめるべきなのですが、単なる文書管理システムですと、そういった情報を記載しておく機能がありません。そのため、賃貸借契約書以外の情報が一切追加されず、情報がアップデートされないまま、単純に書面のものをPDFの画像データで管理しているだけになってしまっている企業様が多くおられます。

 Pro-Sign賃貸借契約書管理では、書面のPDF化はもちろんのこと、重要な項目はすべてテキストで項目別に入力されており、様々な検索が可能となります。期限などの日付もテキストで入っているため、アラート機能で、例えば「契約更新の1年前の物件はメールで案内が来る」ということも可能です。追記できる箇所には、出店の経緯や今までの賃貸人(オーナー様)とのやり取り、そして今までのトラブル内容等を残すことができ、次の担当者に共有することができます。 

賃貸借契約書


店舗開発業務のDX化、賃貸借契約書のDX化といった視点で見れば、これからの時代、単純な文書管理システムではないもう一段上のDX化を推進してはいかがでしょうか。

  • ホーム
  • 特集記事一覧
  • 単なる書類管理システムでは実現できないPro-Sign賃貸借契約書管理の魅力とは