ABOUT
契約ライフサイクル管理とは
契約書の作成から修正・承認、捺印・締結、そして保管・管理まで、
契約書のライフサイクルを支援するサービスです。
なぜ？誰が？の経緯が不明
メールでのリーガルチェックなどによりログが残らないため、契約締結経緯がわからない。
契約書探しに難航
関連性を無視した保管など管理不足が原因で、文書探しで疲弊。紛失リスクも否定できない。
契約書チェックに骨が折れる
紙の契約書を書庫で保管しているなどイチイチ別部署への確認が必要なため、今チェックしたい契約書へすぐにたどり着けない。
煩雑な管理で生じる無駄作業
契約内容を把握できていないなど更新漏れによる有効期限切れが原因で、不要な更新を行ってしまう。
紙と電子の二重管理
紙と電子の契約書があり、二重管理になってしまっているため、検索も難しい。一元化して管理をラクにしたい。
ADVANTAGE
特徴
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リーガルチェックが
驚くほど便利に。intra-mart Procurement Cloud 契約ライフサイクル管理では、
「クライアントと担当者」
「担当者と自社法務」
「法務同士」
「法務と顧問弁護士」
の4つに分けたチャット機能でリーガルチェックにかかるすべての履歴を残してバージョン管理し、時系列で修正履歴を追うことができます。
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紙と電子、
どちらの契約書も一元管理
契約書のデジタル化、効率化intra-mart Procurement Cloud 契約ライフサイクル管理では、紙と電子でそれぞれ締結した契約書を別管理する必要がなく、一元管理できます。どうしても紙での締結が必要になる契約書がまだまだ残りますが、そういったケースにも柔軟に対応でき、契約書管理をラクにします。
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契約書の作成、
進捗の管理を仕組み化intra-mart Procurement Cloud 契約ライフサイクル管理では、自社の契約書ひな型一覧を用いて常に最新の契約書を利用できます。また、契約書が今どうなっているかをダッシュボード確認できるため、進捗状況が一目瞭然になります。
その他特徴
期限アラート
契約期限のタイミングにアラート機能を設定することが可能です。1ヶ月単位で細かく設定でき、更新忘れを防止します。
柔軟な権限設定
閲覧権限やアクセス制限などを細かく設定でき、見られたくない契約書を一部非公開にするなどの対応が可能です。これにより、内部管理体制を強化できます。
コスト削減
電子契約の場合、印紙は不要となるため、印紙代と郵送代が不要となり、契約業務にかかるコストの削減につながります。
圧倒的な低価格
低価格での契約業務最適化を実現します。契約書の作成から管理まで、契約にかかる全ての業務を包括してご利用いただけるため、複数のツールを導入する必要がありません。
手厚いサポート体制
手厚いサポート体制
導入から運用開始まで、当社カスタマーサクセスがしっかりとサポートします。導入後もチャット機能を用いて相談いただけるため、いつでも疑問点を解消することができます。
リモートワークを促進
場所を選ばず契約書にアクセス可能なため、いつも電話対応をしている総務部などが大変な思いをする必要がありません
OTHER
その他機能
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見積依頼（RFQ）
従来の電話やメール、FAXでの見積業務を一新することで属人化を防ぎ見積（Sourcing）のノウハウを社内に浸透させることができます。今までの購買で取得したデータを保管し、いつでも確認することができます。自社購買データベースを構築し、従来の見積業務を一新します。
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オリジナルカタログ
利用者が多く定期的に購入する物品、サービスがある場合は、オリジナルのカタログを作成し、特別価格で購入する仕組みを構築することが可能です。お気に入り、物品の比較検討をする機能も備えており効率よく購買をしていただくことができます。
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サプライヤー向け販売管理
バイヤー様からの招待によりサプライヤー様は無料でご利用いただけます。見積依頼の受領による見込み案件の獲得、見積・提案書の作成、受注、出荷、請求書作成、入金・消込、会計への連携など一気通貫で販売管理をDX化することができます。
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契約書読取（AI-OCR）
過去の契約書を電子化して管理し、過去の契約書を容易に検索できるようにしておくことで、トラブル時の調査や契約が終了してしまっているリスクを軽減することができます。
紙やPDFの契約書を読み取り、契約署名、取引先、契約日、契約期間等の情報をデータにすることができます。
※α版のため、品質（精度）UPが必要です。ご協力いただける方を募集しております。 -
請求書読取（AI-OCR）
紙やPDFで受け取る請求書がある場合、会計システムに手作業で登録し、支払処理をすることになります。
経理業務（支払申請）に必要な請求書の項目（請求金額、請求日、支払期日、支払方法、口座情報、取引先情報など）を
データにすることがで経理業務を効率化することができます。
※α版のため、品質（精度）UPが必要です。ご協力いただける方を募集しております。
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金融EDI（DI-ZEDI）
企業の会計処理における利便性向上等を目的とし、デジタル庁が公表したデジタルインボイスの国内標準仕様に対応した金融EDI情報標準「DI-ZEDI」に対応しています。Procurement Cloudは、振込依頼人（バイヤー）と振込受取人（サプライヤー）が相互で運用ができるクラウドサービスであり、請求から決済へのデータ連携による消込処理等の自動化が可能となります。
FAQ
よくあるご質問
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どのような契約書を管理できますか？
対象となる契約書は、主に以下になります。
・人事系：雇用契約書、労働条件通知書、身元保証書、採用内定通知 等
・業務委託・請負系：業務委託契約書、請負契約書、建設請負契約書 等
・営業・購買系：取引基本契約書、サービス利用申込書、注文書、注文請書 等
・その他：秘密保持契約書、機密保持契約書、株式譲渡契約書 等
様々な種類の契約書を紙・電子問わず一元管理することができます。詳しくはぜひ説明資料をダウンロードいただき、ご覧ください。 -
過去に紙で締結済の契約書もデータ保管できますか？
はい、別途費用は発生いたしますが、該当の契約書をお預かりし、契約書のデータ化を行っていただく弊社パートナーをご紹介いたします。。AI-OCRと人の手で、PDF化ならびに契約書名や社名、締結日、自動更新などの情報をテキスト文字で入力して納品していただけます。
なお、多くの会社でどの契約書までデータ化するかを悩んでおられ、「過去1年以内の契約書まで」といった期間で区切られるケースが多くございます。有効期限切れ等を考慮すると、過去の契約書のすべてをデータ化する必要はないと考えております。 -
他のサービスと連携できますか？
様々な他のサービスと連携を実現予定です。既にいくつかの電子契約書を締結する各種電子契約サービスとの連携が可能な他、今後もより一層便利なサービスにすべく、他サービスとの連携を予定しております。
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電子帳簿保存法には対応していますか？
はい、2022年1月に義務化されました改正電帳法にも対応しております。電帳法対応の要件である「真実性」と「可視性」を満たした保管が可能です。ご不明点はぜひお問合せください。
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すべての契約書を電子契約に移管することはイメージできないのですが、それでも導入する意味はありますか？
全ての契約書を電子化することが可能とは考えておりません。例えば、特に訴訟リスクのある契約や金額の大きな契約は、電子ではなく紙で契約締結されるなど、電子と紙での契約を使い分けておられる企業様も多くございます。まずは一般的な契約から電子化することで、十分に業務効率改善やペーパレス、コスト削減のメリットを期待できます。
また、リーガルチェックについてはintra-mart Procurement Cloudを活用し、捺印のタイミングで紙出力し印鑑にて締結することも可能でございまして、それによりリーガルチェック等の内容がすべてintra-mart Procurement Cloud内に蓄積する方法を取れられている企業様も多くございます。本サービス導入で、契約業務の最適化を実感できると考えています。 -
紙での契約締結でも活用できますでしょうか？
上述の通り、締結の際に紙出力をして締結作業をすることで、リーガルチェックなどほかのメリットを十分に活用できます。
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どのようなセキュリティ対策をしていますか？
以下のセキュリティ対策を行っております。
・SSL/TLSプロトコルによる暗号化
・IDとパスワード認証
・WEBのゲートウェイやフレームワークによりソフトウェアの脆弱性対策
・アクセスログ・レポート、データのバックアップの実施
・潜在的な脆弱性リスクを低減するため不要なサービス、アカウントの削除 等
また、プライバシーマークの取得もしており、NTTデータグループ基準のセキュリティ診断も行っており、安心いただける情報管理をしています。